Утеря трудовой книжки — распространенная, но серьезная проблема. Этот документ является основным подтверждением трудового стажа, и его отсутствие может вызвать сложности при устройстве на новую работу, оформлении пенсии или получении социальных льгот. В статье подробно разберем, как действовать в 2025-2026 годах как работнику, так и работодателю, столкнувшемуся с этой ситуацией.

Ключевой принцип: кто виноват?

Первое и самое важное правило: обязанность восстановить трудовую книжку лежит на той стороне, по чьей вине она утеряна.

• Если работник потерял книжку сам — он обязан самостоятельно восстановить ее, обращаясь к прошлым работодателям.
• Если работодатель утратил книжку сотрудника (например, при увольнении не вернул, потерял при архивации) — все расходы и хлопоты по восстановлению ложаться на этого работодателя.

Что делать работнику, если он потерял трудовую книжку?

Пошаговый алгоритм действий:

1. Обратиться с письменным заявлением к последнему работодателю. В заявлении нужно указать, что трудовая книжка утеряна, и попросить выдать дубликат. Если последний работодатель отказывает или не реагирует, это нарушение (ст. 85 ТК РФ).
2. Если последний работодатель не может выдать дубликат (например, сам не имеет архивных данных), необходимо обратиться ко всем предыдущим работодателям с аналогичными заявлениями. Каждый из них обязан предоставить сведения о вашем трудоустройстве и увольнении.
3. Собрать все справки и выписки из предыдущих мест работы. Это основа для оформления дубликата.
4. Обратиться в орган, выдавший оригинал (обычно это последний работодатель или его архив) с заявлением и собранными документами для оформления дубликата.
5. Оплатить стоимость дубликата (если утеря по вашей вине). Стоимость бланка и оформления устанавливается работодателем. Если утеря по вине работодателя — платить не нужно;

Что делать работодателю, если сотрудник заявляет об утере?

Ситуация 1: Сотрудник пришел на новую работу и говорит, что потерял старую книжку.

Работодатель обязан оформить новую (дубликат) трудовую книжку. Это прямое требование закона. Нельзя отказывать в приеме на работу из-за отсутствия оригинала.

1. Принять от сотрудника письменное заявление об утере и о выдаче дубликата.
2. Самостоятельно запросить сведения в предыдущие места работы сотрудника (если они известны) или в архив.
3. Оформить дубликат на новом бланке, внести все известные сведения о трудовой деятельности, завершить подписью и печатью.
4. Выдать дубликат сотруднику под расписку.

Ситуация 2: Работодатель сам потерял трудовую книжку уволенного сотрудника.

Это грубейшее нарушение. Работодатель обязан:

• Немедленно составить акт об утере.
• За свой счет оформить и выдать сотруднику дубликат.
• Внести запись об утере в свою отчетность (форма СЗВ-ТД).

Как выглядит дубликат трудовой книжки?

Дубликат оформляется на официальном бланке установленной формы. На первой странице в верхней части ставится штамп или надпись «Дубликат». Все записи о работе переносятся точно в соответствии с оригиналами. Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Где и как можно восстановить в 2025-2026 годах?

• Через работодателя (последнего или предыдущего) — основной и самый частый способ.
• Через МФЦ («Мои документы»), можно подать заявление и получить услугу по восстановлению, если работодатель не справляется. Чаще это касается случаев, когда нужны выписки из архивов.
• Через портал Госуслуг — для запроса сведений из Электронной трудовой книжки (если она велась). Подать заявление на бумажный дубликат через Госуслуги, как правило, нельзя.
• Обращение в Пенсионный фонд (СФР), для получения выписки из своей электронной трудовой книжки, которая является основанием для оформления дубликата.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 85 — обязанность работодателя хранить трудовые книжки и выдавать дубликаты.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 86 — порядок выдачи и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 225 — об утверждении формы трудовой книжки и порядка ее ведения.
• Федеральный закон № 400-ФЗ — об электронных трудовых книжках.

Статья составлена на основе актуальной практики и законодательства РФ на 2025-2026 гг. При сложных ситуациях рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.