Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Правильное её ведение и хранение регулируются рядом нормативных актов, среди которых ключевым является Приказ Минтруда России от № 320н, а также отдельные статьи Трудового кодекса РФ. В статье рассмотрим, какие нормы действуют в 2026 году, как они применяются на практике и какие изменения произошли за последние годы.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Статья 66.1 – обязанность работодателя предоставлять сведения о трудовой деятельности.
  • Статья 16, подпункт 25) – требования к форме и содержанию трудовой книжки.
  • Статья 40 – ведение книги (журнала) учёта движения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок выдачи дубликата и порядок выдачи книжки при увольнении.
• Постановления и методические рекомендации Роструда, Минюста и Минсоцзащиты, уточняющие детали (например, порядок электронного ведения);

Основные положения Приказа № 320н

1. Форма трудовой книжки – единый образец, указанный в Приложении 1 к Приказу. С 1 сентября 2021 года используется обновлённый дизайн, включающий QR‑код для проверки подлинности.
2. Порядок ведения записей – записи вносятся в хронологическом порядке, печатными буквами, чернильными чернилами (чёрный или синий). Заполняются:
   • дата начала и окончания работы;
   • наименование организации, её ИНН и ОКПО;
   • должность, разряд, тарифный разряд;
   • основание прекращения трудовых отношений.
3. Хранение трудовых книжек – оригиналы хранятся у работодателя в специально отведённом помещении, защищённом от влаги, пыли и несанкционированного доступа.
4. Учёт движения книжек – каждый работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек (журнал) в бумажном виде, где фиксируются:
   • выдача оригинала работнику;
   • получение обратно при увольнении;
   • выдача дубликата;
   • перемещение книжки в архив.
5. Выдача дубликата – производится только в случаях утраты, порчи или невозможности вернуть оригинал, по заявлению работника и при наличии подтверждающих документов.
6. Трудовая книжка при увольнении – должна быть выдана работнику в день увольнения, вместе с расчётным листом и справкой о доходах (2‑НДФЛ). При этом запись о прекращении трудовых отношений вносится работодателем в последний день работы.

Порядок ведения трудовых книжек в организации

Для соблюдения требований Приказа рекомендуется разработать внутренний приказ о ведении трудовых книжек и инструкцию для кадрового отдела. Ключевые пункты инструкции:

1. Ответственный за ведение – главный специалист отдела кадров (или иное лицо, назначенное приказом).
2. Контроль за заполнением – проверка записей руководителями подразделений перед подписанием.
3. Сроки внесения записей – не позднее трёх рабочих дней после начала (или окончания) трудовых отношений.
4. Хранение оригиналов – в закрытом шкафу с ограниченным доступом, номер шкафа фиксируется в журнале учёта.
5. Периодический аудит – раз в полугодие проверка соответствия записей фактическим данным.

Хранение и учёт

Согласно Приказу, учёт движения трудовых книжек ведётся в двух формах:

• Книга учёта движения – бумажный журнал, подписывается ответственным лицом и руководителем организации.
• Электронный реестр – допускается при условии, что электронный документ имеет юридическую силу (подписан электронной подписью уполномоченного лица) и хранится в системе, соответствующей требованиям ФЗ «Об электронной подписи».

В обоих случаях необходимо обеспечить:

• Регулярное резервное копирование (для электронных реестров);
• Контроль доступа (только уполномоченные сотрудники);
• Сохранность в течение всей трудовой жизни работника и минимум 10 лет после её окончания.

Выдача дубликата и трудовой книжки при увольнении

Процедура выдачи дубликата регламентирована пунктом 7 Приказа № 320н:

1. Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель проверяет отсутствие оригинала (отчёт о потере, акт осмотра).
3. Выдача дубликата осуществляется в течение трудовых дней, не превышающих 10 с момента получения заявления.
4. В дубликате делается отметка «Дубликат», а в оригинальной книжке – запись о её утрате.

При увольнении (пункт 9 Приказа) порядок выглядит так:

• За 1 рабочий день до увольнения руководитель подразделения готовит запись о прекращении трудовых отношений.
• В день увольнения сотрудник получает оригинал книжки, расчётный лист, справку 2‑НДФЛ.
• Работодатель подписывает запись в книжке и в журнале учёта движения.

Электронные трудовые книжки

С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Нормативно‑правовая база для ЭТК изложена в статье 66.1 ТК РФ и в Приказе Минтруда № 320н, где указано, что:

• ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.
• Записи вносятся через уполномоченный сервис (например, портал Госуслуг).
• Работник может просматривать ЭТК в личном кабинете, а работодатели – в системе управления персоналом.
• При переходе с бумажного формата на электронный необходимо оформить акт о передаче данных, подписанный обеими сторонами.

Преимущества ЭТК:

1. Уменьшение риска потери и порчи документа;
2. Автоматизация ввода данных и контроль сроков;
3. Упрощённый доступ к сведениям для государственных органов.

Ответственность и контроль

Нарушения порядка ведения и хранения трудовых книжек влекут за собой административную ответственность:

• По статье 5.27 КоАП РФ – штраф для юридических лиц от 10 000 до 50 000 рублей за отсутствие или неправильное ведение книжки.
• Для должностных лиц – штраф от 5 000 до 30 000 рублей.
• В случае систематических нарушений – возможность приостановления деятельности организации.

Контроль осуществляют:

• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд);
• Региональные инспекции труда;
• Аудиторы при проведении проверок по ТК РФ.

Практические рекомендации для работодателей

1. Разработайте внутренний регламент в виде приказа и инструкции, согласуйте их с юридическим отделом.
2. Назначьте ответственного за трудовые книжки и обеспечьте его доступом к актуальной форме Приказа № 320н.
3. Внедрите электронный реестр с подписью квалифицированной электронной подписи, чтобы ускорить процесс учёта.
4. Проводите регулярные проверки (ежемесячные сверки журнала и реального наличия книжек).
5. Обучайте персонал отдела кадров правилам заполнения (шрифт, чернила, сроки).
6. Создайте план перехода на электронные трудовые книжки, учитывая необходимость подписания актов передачи данных.
7. Храните копии всех актов, заявлений и справок в архиве минимум 5 лет.

Порядок ведения трудовых книжек в России детально регламентирован Приказом Минтруда № 320н от и соответствующими статьями Трудового кодекса. Ключевыми элементами являются правильное заполнение записей, надёжное хранение оригиналов, ведение книги учёта движения и своевременная выдача дубликатов и книжек при увольнении. Переход к электронным трудовым книжкам открывает новые возможности для автоматизации, однако требует соблюдения тех же строгих требований к достоверности и защите данных.

Соблюдая изложенные нормы и рекомендации, работодатели минимизируют риск административных штрафов, обеспечивают прозрачность трудовых отношений и повышают уровень доверия со стороны работников.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 года. Информация основана на официальных документах Министерства труда и социальной защиты РФ, Трудовом кодексе РФ и актуальных практических рекомендациях.