Ведение трудовых книжек — это процесс, требующий максимальной внимательности от специалистов кадрового делопроизводства. Даже малейшая ошибка, особенно в нумерации записей, может поставить под сомнение легитимность всего документа. На текущий момент, 23 мая 2026 года, вопросы корректной нумерации остаются одними из самых обсуждаемых среди кадровиков.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно вести нумерацию, что делать, если сбился порядок номеров, и приведем образцы исправительных записей.

Основные правила нумерации записей

Согласно действующим нормативным актам и разъяснениям экспертов (в т.ч. Роструда), нумерация записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» должна вестись сквозным порядком в пределах каждого раздела.

• Формат номера: Номера записей указываются арабскими цифрами (1, 2, 3…). Использование ведущего нуля (например, 01, 02) не требуется, хотя и не является грубой ошибкой, если стиль ведения сохранен. Однако стандартной практикой остается использование цифр без нуля.
• Непрерывность: Нумерация не прерывается при переименовании организации, изменении должности работника или переходе на новую страницу.
• Вкладыши: Если в трудовую книжку вложен вкладыш, нумерация в нем не начинается заново. Она продолжается с последнего номера, стоящего в основной книжке.

Пример правильной нумерации:

1. Запись о приеме на работу (№ 1).
2. Запись о переименовании организации (№ 2).
3. Запись о переводе на другую должность (№ 3).
4. Запись об увольнении (№ 4).

Типичные ошибки в нумерации

Анализ вопросов от подписчиков и форумов кадровиков показывает несколько распространенных сценариев ошибок:

1. Повторение номера: После записи № 6 внесена новая запись, которой также присвоен номер 6.
2. Пропуск номеров: После записи № 3 сразу внесена запись под номером 10.
3. Сбой во вкладыше: В основной книжке последняя запись была под номером 35, а во вкладыше кадровик по ошибке начал нумерацию с 1, вместо того чтобы поставить 36.
4. Ошибочная нумерация после ошибки: После записи с неверным номером внесено еще несколько записей «по порядку», что усугубляет ситуацию.

Как исправить ошибку в нумерации: пошаговый алгоритм

Важно помнить: зачеркивать неправильные номера в графе 1 категорически запрещено. Исправление производится путем внесения новой записи.

Сценарий 1: Пропущенные номера или повторение

Представим ситуацию: после записи № 10 были внесены три записи с ошибочными номерами 5, 6 и 7. Далее необходимо внести корректирующую запись.

Порядок действий:

1. Определяем следующий порядковый номер. Если после ошибочных записей (5, 6, 7) больше ничего не вносилось, то следующей будет запись № 11 (так как после № 10 должно идти 11, 12, 13, а затем исправление).
2. Если же после ошибочных записей уже велась деятельность и добавлены новые строки, номер исправительной записи будет следующим по порядку после последней фактической записи.

Образец исправительной записи:

• Графа 1 (№ записи): Указывается следующий порядковый номер (например, 14).
• Графа 2 (Дата): Дата внесения исправления.
• Графа 3 (Запись): «Записи за номерами 5, 6, 7 считать соответственно записями за номерами 11, 12, 13».
• Графа 4 (Основание): Номер и дата приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об исправлении записи.

Сценарий 2: Ошибка нумерации во вкладыше

Если в основной трудовой книжке последняя запись была № 30, а во вкладыше первая запись ошибочно сделана под № 1:

Необходимо во вкладыше внести исправительную запись следующим доступным номером (например, если ошибочная запись была единственной, то следующей будет № 2, но с текстом, относящимся к № 1). Однако, чаще всего применяется подход, аналогичный основному блоку: вносится запись о том, что запись № 1 следует считать записью № 31.

Нумерация листов в Книге учета движения трудовых книжек

Отдельное внимание стоит уделить нумерации не только самих книжек, но и журналов (книг) их учета. Это требование часто проверяется при аудитах.

Требования к заверительной записи в Книге учета:

• Книга должна быть прошита и пронумерована.
• На последней странице делается заверительная запись.
• В записи указывается: название книги, количество прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью).
• Указывается должность, подпись и расшифровка подписи руководителя организации.
• Ставится дата оформления журнала.
• Запись удостоверяется сургучной печатью или пломбой (в зависимости от внутренних правил и требований архива, хотя сургучная печать упоминается как классический стандарт).

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли нумеровать страницы или листы?

В самой трудовой книжке нумеруются только записи в графе 1. Страницы трудовой книжки уже имеют типографскую нумерацию, дополнительно их нумеровать не нужно. Во вкладыше нумерация записей продолжается.

Что делать, если ошибка обнаружена спустя много лет?

Исправление вносится организацией, которая допустила ошибку, либо текущим работодателем на основании официального документа от организации-нарушителя. Алгоритм остается прежним: вносится новая запись с правильным порядковым номером и текстом об исправлении.

Как быть с переименованием организации?

При переименовании организации вносится запись об этом факте. Нумерация записей при этом не сбрасывается и не меняется. Запись о переименовании получает следующий порядковый номер.

Правильная нумерация в трудовой книжке — фундамент легитимности трудового стажа сотрудника. В 2026 году, несмотря на цифровизацию многих процессов (включая форму ЕФС-1), бумажная трудовая книжка сохраняет свою силу, и ошибки в ней требуют ручного, но строго регламентированного исправления. Помните: никогда не зачеркивайте номера, используйте только метод внесения новой корректирующей записи.

Статья подготовлена с учетом актуальных требований кадрового делопроизводства и нормативных актов РФ.