Ведение трудовых книжек — процесс, требующий максимальной внимательности. Однако человеческий фактор никто не отменял: кадровики могут ошибиться, пропустить строку или забыть внести запись о переводе или увольнении. Ситуация становится особенно сложной, если ошибка обнаруживается уже после того, как сотрудник уволился, или если между последней записью и моментом обнаружения ошибки прошло много времени. В этой статье мы подробно разберем, как действовать в таких случаях, опираясь на актуальные разъяснения Роструда и нормы трудового права.
Является ли пропуск строк фатальной ошибкой?
Самый частый страх работодателей и сотрудников — мысль о том, что из-за пропуска строк или нарушения хронологии вся трудовая книжка может стать недействительной; Спешим успокоить: это не так.
Согласно разъяснениям специалистов Роструда (в т.ч. в ответах портала «Онлайнинспекция.РФ»), пропуск нескольких незаполненных строк при переходе на новую страницу или между записями не делает последующие записи недействительными. Чиновники неоднократно указывали, что такие технические моменты не требуют сложных действий по признанию записей invalid. Главное, чтобы сама суть записи была верной и подтверждена документами.
Кто должен вносить пропущенную запись?
Порядок действий напрямую зависит от того, кто обнаружил ошибку и каков статус организации, допустившей пропуск.
Организация существует и функционирует
По общему правилу, вносить пропущенную запись обязан тот работодатель, который ее пропустил. Даже если сотрудник уже уволился, именно эта организация несет ответственность за корректность записей в период работы у нее сотрудника.
Организация ликвидирована или реорганизована
Если компания, допустившая ошибку, прекратила свое существование, обязанность по исправлению переходит к:
- Правопреемнику организации;
- Учредителю или собственнику;
- Вышестоящей организации (если такая была);
- Органу государственного управления (в отдельных случаях).
Внесение записи производится на основании соответствующих архивных документов.
Внесение записи новым работодателем
Допускается внесение пропущенной записи новым работодателем (по текущему месту работы сотрудника), но только при наличии у него на руках официальных документов от предыдущего работодателя, подтверждающих факт работы и причину пропуска. Самостоятельно «придумывать» или вносить данные без документального основания новый работодатель не имеет права.
Как правильно внести запись с нарушением хронологии?
Один из самых важных вопросов: можно ли вписать запись «задним числом» или нужно нарушать нумерацию? Трудовой кодекс РФ и Порядок ведения трудовых книжек (Постановление № 320н) не содержат строгого требования о том, что записи должны вноситься исключительно в хронологическом порядке без возможности добавления пропущенных данных позже.
Алгоритм действий при обнаружении пропуска:
- Найдите основание. Вам необходим документ (приказ, распоряжение), который подтверждает событие (например, приказ о переводе или увольнении), которое не было внесено вовремя.
- Определите номер записи. Запись вносится под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке на момент исправления. Нумерация не сбрасывается и не перескакивает.
- Укажите дату. В графе «Дата» указывается фактическая дата события
- Заполните графу о документе. В последней графе обязательно укажите реквизиты документа-основания (номер и дату приказа), который подтверждает вносимую запись.
Пример: Если последняя запись в книжке была под номером 15 (датирована 2024 годом), а вы в 2026 году обнаружили, что пропущен приказ о переводе за 2025 год, то новая запись получит номер 16. В графе даты вы напишете дату перевода (2025 год), а в графе основания — реквизиты приказа.
Что делать, если пропущены строки при заполнении?
Если при внесении новой записи (например, об увольнении) кадровик перепрыгнул через строки и оставил пустое место, а затем продолжил запись, исправлять это путем зачеркивания или «заполнения» пустот не нужно. Как уже упоминалось, наличие пустых строк между записями не является критической ошибкой, требующей вмешательства. Запись остается действительной.
Однако, если ошибка заключается в том, что внесена неверная запись (например,wrong должность или дата), то применяется стандартная процедура исправления:
- В графе «Сведения о работе» пишется: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Ниже вносится правильная запись с новым порядковым номером.
- Пропусков строк при этом делать не следует.
Резюме
Пропуск записи в трудовой книжке после увольнения сотрудника — неприятная, но поправимая ситуация. Главное помнить:
- Пропущенные строки не аннулируют трудовую книжку.
- Запись вносится текущим номером после последней имеющейся, даже если событие произошло в прошлом.
- Обязательно наличие документа-основания (приказа).
- Если старая организация ликвидирована, вопрос решают правопреемники или архивные органы.
Своевременное обнаружение и грамотное оформление пропущенных записей поможет избежать проблем при назначении пенсии или подтверждении стажа в будущем.