Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. С 2023 года в печатных книжках применяется новый образец‚ а при заполнении всех страниц одного из разделов необходимо использовать вкладыш. В статье рассмотрены правовые основы‚ порядок покупки‚ заполнения и учёта вкладыша‚ а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовая база

• Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках»‚ включая Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждение нового образца трудовой книжки‚ действующего с .
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67‚ пункт 2: «Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела‚ в неё вшивается вкладыш‚ оформляемый в том же порядке‚ что и сама книжка».

Когда нужен вкладыш?

1. Заполнены все страницы раздела «Трудовая деятельность» (обычно 4–5 листов).
2. Изменились данные‚ требующие актуализации (фамилия‚ имя‚ отчество‚ уровень образования‚ квалификация).
3. При переходе с бумажной книжки на электронную форму (при этом вкладыш может использоваться как временный документ).

Кто обязан приобретать вкладыш?

Согласно нормативным актам‚ работодатель обязан обеспечить сотрудника необходимыми бланками трудовой книжки и вкладышами. При этом:

• Если в организации нет собственного печатного цеха‚ закупка осуществляется у официальных распространителей (например‚ у «Канцмир»‚ «ОЗОН»‚ специализированных офисных магазинов).
• Стоимость вкладыша фиксируется в договоре с поставщиком и‚ как правило‚ включается в общие расходы на оформление кадровой документации.

Как заказать и где купить вкладыш?

Официальные поставщики предоставляют готовые бланки‚ полностью соответствующие утверждённому образцу. Ниже – популярные каналы покупки:

• Интернет‑магазины (OZON‚ Wildberries‚ специализированные сайты «Канцмир»‚ «Канцтовары»). Доставка в течение 1–3 дней‚ возможность заказать оптом.
• Офисные центры в крупных городах (Москва‚ Санкт‑Петербург). Пример: «Канцмир»‚ ул. Тверская‚ д. 7.
• Прямой заказ у распространителя – заключение договора на поставку бланков (платный порядок‚ пункт 2 Положения МПФ).

Технические характеристики вкладыша

Порядок вшивания вкладыша

1. На ьном листе трудовой книжки делается запись: «Вкладыш выдан – дата‚ серия‚ номер». Дата указывается фактическая дата выдачи‚ а не дата заведения книжки.
2. Вкладыш вшивается в правый нижний угол книжки (по традиции) с помощью швейной машины или скрепки‚ предусмотренной в комплекте.
3. После вшивания на первом листе вкладыша делается штамп работодателя и подпись ответственного лица.

Как заполнять вкладыш

Заполнение производится в том же порядке‚ что и основной документ. Ниже – пример типовых записей (2026 год).

7.1 ьный лист вкладыша

Трудовая книжка № ________
Вкладыш № ________
Выдан: «____» __________ 2026 г.
Серия: ________ Номер: ________
Код организации: __________

7.2 Запись о приёме на работу

Дата приёма: г.
Должность: инженер‑технолог
Наименование организации: ООО «ТехноИнвест»‚ ИНН 7701234567
Трудовой договор № 45/2026 от г.
Оклад: 120 000 ₽‚ надбавки – 15 % (премия за выслугу лет)
Основание: трудовой договор

7.3 Запись о повышении квалификации

Повышение квалификации: курс «Современные методы автоматизации»‚ 120 ч.
Организатор: учебный центр «Инновация»‚ сертификат № 789/2026
Основание: приказ № 112/2026 от г.

7.4 Запись о переводе/повышении

Перевод на должность: главный инженер
Новый оклад: 150 000 ₽
Основание: приказ № 250/2026 от г.

7.5 Запись об увольнении

Дата увольнения: г.
Основание: расторжение трудового договора по взаимному согласию
Последний оклад: 150 000 ₽
Выплата компенсаций: 300 000 ₽

Учёт вкладышей в бухгалтерии

Для корректного бухгалтерского учёта необходимо:

• Зарегистрировать каждый выданный вкладыш в журнале кадровой документации (№‚ серия‚ дата выдачи).
• Отразить в бухгалтерских проводках расходы на покупку бланков (дебет 10 «Материалы» – кредит 60 «Расчёты с поставщиками»).
• При увольнении – оформить возврат (если вкладыш не нужен) и списать остаток в журнале.

Переход на электронные трудовые книжки

С 2024 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом:

• Вкладыш в бумажной форме сохраняет юридическую силу‚ пока не будет полностью заменён электронным аналогом.
• Работодатель обязан обеспечить возможность переноса данных из бумажного вкладыша в электронный реестр.
• Для сотрудников‚ отказавшихся от бумажной книжки‚ запись о необходимости вкладыша не делается.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

10.1 Кто может купить вкладыш – работник или работодатель?

По закону обязанность по обеспечением бланками‚ в т.ч. вкладышами‚ лежит на работодателе. Работник может приобрести их самостоятельно лишь в случае‚ если работодатель отказался от выполнения этой обязанности.

10.2 Сколько стоит один вкладыш?

Стоимость зависит от поставщика и объёма заказа. В среднем цена за один лист (один лист вкладыша) составляет 30–50 ₽‚ а комплект из 4 листов – 120–180 ₽. При оптовой закупке цена может быть снижена до 90 ₽ за комплект.

10.3 Можно ли использовать вкладыш‚ если в трудовой книжке осталось хотя бы одна свободная строка?

Нет. Вкладыш вшивается только в том случае‚ когда в соответствующем разделе книжки полностью заполнены все строки. Если осталась хотя бы одна строка – запись делается в основной книжке.

10.4 Как оформить запись‚ если у сотрудника изменилось ФИО?

На ьном листе вкладыша указывается новая фамилия‚ имя‚ отчество‚ а в разделе «Сведения о работнике» делается запись «Изменение ФИО»‚ указывается дата изменения и основание (например‚ свидетельство о браке).

10.5 Что делать‚ если вкладыш потерян?

Потеря вкладыша считается утратой части трудовой книжки. Работодатель обязан оформить замену – выдать новый вкладыш и занести запись о замене в журнал кадровой документации‚ указав причину утраты.

Вкладыш в трудовую книжку – обязательный документ‚ который гарантирует непрерывность учёта трудового стажа при полном заполнении основной книжки. Правильное оформление‚ своевременная покупка и чёткое ведение записей позволяют избежать юридических конфликтов и упростить процесс перехода к электронным трудовым книжкам.

Помните: дата заполнения вкладыша указывается фактической‚ а все записи должны соответствовать текущим данным сотрудника. При соблюдении всех требований‚ изложенных в ТК РФ и нормативных актах‚ ваш бизнес будет работать в полном соответствии с законодательством.

Дата публикации: