Внесение записей о работе по совместительству в трудовую книжку, это право работника, а не обязанность работодателя. Однако, чтобы это право было реализовано правильно и юридически грамотно, необходимо соблюдать установленный Трудовым кодексом РФ порядок. В данной статье мы подробно разберем, кто, когда и на основании каких документов вносит такие записи.

Главное правило: запись вносится по основному месту работы

Самое важное, что нужно помнить: запись о работе по внешнему совместительству вносит только работодатель по основному месту работы.

Работодатель, у которого вы работаете по совместительству (внешний работодатель), не имеет права вносить запись в вашу трудовую книжку, даже если она находится у него на хранении. Это исключительная компетенция основного работодателя.

Почему так?

Трудовая книжка ведется по основному месту работы. Работа по совместительству не требует хранения трудовой книжки у второго работодателя. Поэтому все записи о дополнительной трудовой деятельности аккумулируются в одном месте — там, где находится сам документ.

Когда вносить запись: по желанию и в нужный момент

Запись о совместительстве вносится по желанию работника. Если вы не хотите, чтобы в вашей трудовой книжке фигурировала вторая работа, никто не может вас к этому принудить.

Оптимальное время для внесения записи

Хотя закон не запрещает вносить запись о приеме на работу по совместительству сразу после заключения договора, эксперты и кадровая практика рекомендуют делать это после увольнения с работы по совместительству.

Преимущества такого подхода:

• Целостность записи: Вы вносите одну комплексную запись о периоде работы (прием и увольнение), а не разбиваете информацию на несколько этапов (прием, возможные переводы, увольнение).
• Аккуратность: Трудовая книжка выглядит опрятнее, меньше записей — меньше шансов на ошибку.
• Подтверждение факта: К моменту внесения записи у вас на руках уже будет документ об увольнении от второго работодателя, что подтверждает весь пройденный путь.

Алгоритм действий: как правильно оформить запись

Что запись была внесена легитимно, работнику необходимо выполнить следующие шаги:

Завершение работы по совместительству. Дождитесь издания приказа об увольнении или окончания срока трудового договора у внешнего работодателя.
Получение подтверждающих документов. Запросите у работодателя по совместительству документы, подтверждающие факт работы. Это может быть:

• Заверенная копия приказа о приеме на работу.
• Заверенная копия приказа об увольнении.
• Справка о периоде работы (с указанием должности, дат и характера работы).
• Заверенная копия трудового договора (в некоторых случаях).

Важно: Документы должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации (при наличии).

Обращение к основному работодателю. Напишите заявление на имя основного работодателя с просьбой внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку. К заявлению приложите полученные заверенные копии документов.
Внесение записи. Специалист по кадрам основного работодателя вносит запись в трудовую книжку.

Как правильно заполнить графы трудовой книжки

При внесении записи о внешнем совместительстве соблюдаются стандартные правила заполнения трудовых книжек, но с важной спецификой в графе 3.

Запись должна содержать следующие сведения:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата внесения записи (текущая дата, когда специалист вносит информацию, а не дата приема или увольнения).
• Графа 3: Сведения о работе. Здесь обязательно должно быть указано:

1. Наименование организации, где вы работали по совместительству.
2. Должность (специальность, профессия).
3. Ключевая фраза: «принят по совместительству» (или «работал по совместительству»);
4. Даты приема и увольнения.

Пример формулировки: «Принят в ООО «Вектор» в отдел маркетинга менеджером по совместительству с по ».

• Графа 4: Основание внесения записи. Здесь указываются реквизиты документов, подтверждающих работу (приказы о приеме и увольнении, их номера и даты). Если приказы разные, указываются оба.

Особые случаи и нюансы 2026 года

Работа на время отсутствия другого сотрудника

Если вы работали по совместительству на время отсутствия основного сотрудника (декрет, болезнь), в записи также указывается характер работы. Фраза «по совместительству» остается обязательной. Срок работы указывается фактический (с даты приема до даты увольнения).

Если основного места работы нет

Ситуация, когда у человека нет основного места работы (например, он нигде не трудоустроен официально или работает только по договорам ГПХ/самозанятостью), но появилась работа по трудовому договору, рассматривается иначе. В этом случае организация, с которой заключен трудовой договор, становится основным работодателем, и трудовая книжка заводится или ведется у них в общем порядке. Понятие «совместительство» здесь применимо только если человек уже имеет другое основное место работы.

Электронные трудовые книжки

Не забывайте, что с 2020 года для новых работников и по выбору остальных ведутся электронные трудовые книжки (СТД-Р). Информация о совместительстве также передается в Социальный фонд России (СФР) основным работодателем. При подаче заявления на внесение записи в бумажную книжку, основной работодатель также обязан сформировать и передать соответствующий отчет в СФР, чтобы данные в электронном виде синхронизировались с бумажным носителем.

Резюме

Внесение записи о совместительстве — это процедура, инициируемая работником.
Ждем окончания работы у второго работодателя.
Берем у него заверенные копии приказов (о приеме и увольнении).
Несем документы основному работодателю.
Получаем аккуратную запись: «Принят в [Организация] на должность [Должность] по совместительству с [Дата] по [Дата]».

Соблюдение этих правил гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтен полностью и правильно, что особенно важно для расчета пенсии и подтверждения квалификации в будущем.