Это один из самых частых и неоднозначных вопросов в кадровом деле. Ответ на него не так прост, как кажется, и зависит от конкретного юридического механизма, который использует работодатель для возложения дополнительных обязанностей на сотрудника.

Главный вывод: отдельная запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки именно с формулировкой «Временно исполнял обязанности…» по вакантной должности не предусмотрена действующим законодательством и Порядком ведения трудовых книжек. Однако есть важные исключения и нюансы, которые необходимо знать.

Общее правило: что говорит закон?

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержден приказом Минтруда России от № 320н), записи вносятся только при:

• Приеме на работу (включая переход из другой организации).
• Переводе на другую постоянную работу.
• Изменении трудового договора (например, смена названия должности при реорганизации).
• Увольнении.

Временное исполнение обязанностей (ВИД) по своей сути не является ни приемом, ни переводом на постоянную работу. Это внутрипроизводственное распределение обязанностей на период отсутствия основного работника. Поэтому прямой записи о ВИД в графе 4 (наименование должности) не делается.

Когда запись ВСЕ ЖЕ требуется? Ключевые исключения

Несмотря на общее правило, в некоторых случаях в трудовую книжку необходимо внести запись, связанную с работой на иной должности. Вот эти случаи:

Оформление второй (дополнительной) профессии

Если работник проходит обучение и ему официально устанавливается вторая профессия (например, электрогазосварщик), это является изменением трудового договора. В этом случае запись вносится обязательно.

Пример записи:

«Установлена вторая профессия – электрогазосварщик 3 разряда с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в цехе №5. На основании удостоверения №… от … и приказа №… от …».

Прием по срочному трудовому договору для замещения вакантной должности

Если для замещения отсутствующего сотрудника на период его отпуска, болезни и т.д. принимают нового работника по срочному трудовому договору (на срок до 5 месяцев), это полноценный прием на работу. В трудовую книжку вносятся стандартные записи:

• О приеме на должность (например, «Принят на работу начальником отдела (временно)»).
• Об увольнении по истечении срока договора.

Когда временный перевод становится постоянным

Если временный перевод (например, на 3 месяца) по истечении срока оформляется как постоянный, в трудовую книжку вносится соответствующая запись о переводе на постоянную работу с указанием даты фактического начала исполнения обязанностей.

Как правильно оформить работу «временно исполняющего обязанности»?

Если ни одно из исключений выше не подходит (т.е. сотрудник просто временно выполняет функции отсутствующего коллеги по своей основной должности или по смежным функциям без смены профессии), действует следующая схема:

Внутренний документ: приказ (распоряжение)

Работодатель издает локальный нормативный акт (приказ/распоряжение) о возложении обязанностей. В нем указываются:

• ФИО сотрудника, которому возлагаются обязанности.
• ФИО и должность отсутствующего сотрудника.
• Срок, на который возлагаются обязанности.
• Размер и порядок выплаты доплаты (это обязательно!).

Документ с сотрудником: дополнительное соглашение к трудовому договору

Чтобы избежать рисков, лучше оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописать временное изменение трудовой функции (обязанностей) и размер доплаты. Это подтверждает согласие обеих сторон.

Что вносится в трудовую книжку?

НИЧЕГО. Запись о временном исполнении обязанностей в раздел «Сведения о работе» не вносится. Должность сотрудника в графе 4 остается прежней.

Важно! С приказом о возложении обязанностей и (при наличии) с дополнительным соглашением сотрудник должен быть ознакомлен под роспись. Эта роспись делается не в трудовой книжке, а в личной карточке работника (форма Т-2) или в самом приказе.

Типичные ошибки и предупреждения

• Запрещено сокращать слова. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Пишите полностью (Государственная инспекция труда).
• Нельзя вносить запись «Временно исполнял обязанности начальника отдела». Это прямо нарушает Порядок ведения трудовых книжек и может быть оспорено. Такую запись могут считать недействительной.
• Не путайте «временное исполнение обязанностей» с «временным переводом». Перевод, это смена постоянной работы (должности) на другой постоянный участок работы. Он оформляется приказом о переводе и вносится в трудовую книжку. ВИД — это временная нагрузка без смены постоянной должности.
• Обязательна доплата. За выполнение обязанностей временно отсутствующего работника должна выплачиваться доплата в размере не менее установленного коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (но не менее 1/3 должностного оклада по временно замещаемой должности, если иное не предусмотрено законом).

5>Практический вывод и рекомендации

1. Если сотрудник временно выполняет работу коллеги по своей основной должности или по смежным функциям без смены профессии: Записи в трудовую книжку не вносится. Оформляйте приказ о возложении обязанностей с доплатой и дополнительное соглашение к трудовому договору. Ознакомьте сотрудника под роспись.
2. Если сотрудник временно принимается на вакантную должность по срочному договору: Вносите стандартные записи о приеме и увольнении.
3. Если работнику официально устанавливаеться вторая профессия: Вносите запись об установлении второй профессии с указанием основания (приказ, удостоверение).
4. Если временный перевод по факту длиться долго и оформляется как постоянный: Вносите запись о переводе на постоянную работу.

Золотое правило: Всегда сверяйтесь с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н) и локальными документами вашей организации (коллективный договор, ПВТР). При сомнениях консультируйтесь с юристом, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к претензиям со стороны работника или проверяющих органов.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов (Государственная инспекция труда, КонсультантПлюс, журнал «Кадровое дело») по состоянию на 2026 год. Материал носит информационно-справочный характер и не является юридической консультацией.