Вопрос о том, вносится ли временный перевод в трудовую книжку, часто вызывает путаницу как у кадровиков, так и у сотрудников․ Многие полагают, что любое изменение в должности или структуре работы должно фиксироваться в трудовой книжке — но это заблуждение․ В этой статье мы подробно разберём, когда и как оформляются записи о переводе, почему временный перевод не отражается в трудовой книжке, и что делать, если временный перевод стал постоянным․
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения только о следующих основаниях:
- о приёме на работу;
- о переводе на другую постоянную работу;
- об увольнении;
- о основаниях прекращения трудового договора;
- о награждениях за успехи в работе․
Таким образом, временный перевод на другую работу не является основанием для внесения записи в трудовую книжку․ Это прямо подтверждается разъяснениями КонсультантПлюс, Кадровик-практик и других авторитетных источников по кадровому делопроизводству․
Что такое временный перевод?
Временный перевод — это временное изменение трудовых функций сотрудника на определённый срок (например, при отпуске, болезни или командировке другого работника)․ Он может быть оформлен:
- по инициативе работодателя (например, для замещения отсутствующего сотрудника);
- по соглашению сторон (например, при согласии работника временно выполнять обязанности другого подразделения)․
Временный перевод оформляется приказом работодателя и, при необходимости, дополнительным соглашением к трудовому договору; Срок такого перевода не должен превышать 1 месяца по общему правилу (ст․ 72․2 ТК РФ), за исключением случаев, когда законом установлен иной срок (например, при замещении сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребёнком — до его выхода на работу)․
Почему временный перевод не вносится в трудовую книжку?
Основная причина — цель трудовой книжки․ Это официальный документ, который фиксирует устойчивую, долгосрочную трудовую биографию работника․ Временные изменения не отражают его профессионального пути, а лишь являются оперативными кадровыми мероприятиями․
Кроме того, в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225, записи вносятся только по постоянным изменениям в трудовых отношениях․ Временные перевода не подпадают под эту категорию․
Также важно понимать: сведения о временном переводе не передаются в Пенсионный фонд РФ через электронную трудовую книжку․ В электронной форме учёт временных переводов также не ведётся, только фиксируются даты приёма, постоянных переводов и увольнения․
Важно!
Временный перевод на другую работу в трудовую книжку не вносится — это не просто рекомендация, а требование закона․
Что делать, если временный перевод стал постоянным?
Ситуация, когда временный перевод перерастает в постоянный, встречается довольно часто․ Например, сотрудник успешно замещал отсутствующего коллегу, и руководство решило закрепить его за новой должностью․
В этом случае необходимо оформить постоянный перевод, и только тогда — внести запись в трудовую книжку․
Алгоритм действий работодателя:
- Издать приказ о признании перевода постоянным․ В приказе необходимо указать:
- дату начала постоянного перевода;
- новую должность (или структурное подразделение);
- основание — «в связи с признанием временного перевода постоянным»;
- ссылку на первоначальный приказ о временном переводе (например, «в соответствии с приказом № 15 от »)․
- Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий труда (должность, функции, возможно, оклад)․
- Внести запись в трудовую книжку в соответствии с требованиями закона:
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись вносится в графу 2 (сведения о работе) и должна точно соответствовать формулировке приказа․ Пример записи:
Графа 1 (№ записи): 17 Графа 2 (дата): Графа 3 (сведения о работе): Переведён на должность старшего инженера-технолога (вместо должности инженера-технолога) в связи с признанием временного перевода постоянным (на основании приказа № 22 от )․ Графа 4 (основание): Приказ № 22 от
Важно! Дата в записи — это дата начала постоянного перевода, а не дата первоначального временного перевода․ Хотя в некоторых случаях кадровики указывают и дату временного перевода, официальная позиция, указывать дату, когда сотрудник начал выполнять обязанности на постоянной основе․
Что делать с электронной трудовой книжкой?
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки․ В них также не отражаются временные переводы; Однако при переходе временного перевода в постоянный работодатель обязан направить в Пенсионный фонд РФ сведения о постоянном переводе через форму СЗВ-ТД․
В графе «Дата перевода» указывается дата начала постоянного исполнения обязанностей, а в графе «Основание» — указывается приказ о постоянном переводе․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Внесение записи о временном переводе в трудовую книжку․
Последствия: Нарушение порядка ведения трудовых книжек, возможные претензии со стороны трудовой инспекции․ - Ошибка 2: Не оформление приказа о постоянном переводе, а просто продление временного․
Последствия: Нарушение трудового законодательства, риск признания перевода незаконным․ - Ошибка 3: Указание в трудовой книжке даты временного перевода вместо даты постоянного․
Последствия: Неточность в трудовой биографии сотрудника, проблемы при оформлении пенсии или при трудоустройстве в будущем․
- Временный перевод в трудовую книжку не вносится, это прямо предусмотрено ТК РФ и разъяснениями контролирующих органов․
- Все временные изменения оформляются приказами и дополнительными соглашениями, но не фиксируются в трудовой книжке․
- Если временный перевод становится постоянным — необходимо оформить новый приказ, дополнительное соглашение и внести запись в трудовую книжку как о постоянном переводе․
- Дата в записи — это дата начала постоянного исполнения обязанностей, а не дата начала временного перевода․
- Электронная трудовая книжка также не содержит сведений о временных переводах — только о постоянных․
Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок в кадровом учёте, сохранит легитимность трудовой книжки и защитит права как работодателя, так и сотрудника․ Помните: трудовая книжка — это не журнал учёта всех изменений, а официальный документ о профессиональной биографии․
Если вы сомневаетесь в правильности оформления перевода — всегда обращайтесь к юристу или в службу по трудовому законодательству․ Лучше перестраховаться, чем получить штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжек․