Внимание! Данная статья актуальна на 2024 год. Основные правила регламентированы Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» и статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
Выдача трудовой книжки (ТК) на руки работнику — это не просто формальность, а юридически значимое действие, которое должно быть правильно оформлено. Неверная запись может привести к проблемам при подтверждении стажа, оформлении пенсии или при трудоустройстве в будущем.
Основание для выдачи трудовой книжки на руки
Работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику по его письменному заявлению. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ).
Выдача производится в следующих основных случаях:
- При увольнении работника (основной и самый частый случай).
- По письменному заявлению работающего сотрудника, если он хочет получить свою книжку для личного хранения (например, для предоставления в другую организацию при приеме на работу).
- При переводе работника к другому работодателю (в другую организацию), если трудовой договор с предыдущим работодателем прекращается.
Как должна выглядеть запись о выдаче: обязательные реквизиты
Запись делается на последней (обратной) стороне титульного листа или на специально отведенном для этого месте (если такое предусмотрено бланком). Запись вносится от руки разборчиво, без сокращений, чернилами (синего или черного цвета).
Обязательные элементы записи:
- Наименование документа: «Трудовая книжка» (если это основной бланк) или «Вкладыш к трудовой книжке» (если выдается вкладыш).
- Серия и номер выданного документа (бланка или вкладыша).
- Дата выдачи (число, месяц, год).
- Подпись лица, ответственного за выдачу (обычно это начальник отдела кадров или HR-специалист).
- Расшифровка подписи (фамилия и инициалы).
- Печать организации (как правило, печать отдела кадров или штамп «Трудовая книжка выдана»).
Образец записи при выдаче на руки (бумажный бланк)
Текст записи может выглядеть следующим образом:
Трудовая книжка
Серия 50 № 123456
Выдана на руки работнику Иванову Петру Сергеевичу на основании его письменного заявления от «___» __________ 20__ г.
«___» __________ 20__ г.
_________________________ / Петрова А.И. /
(подпись) (расшифровка)
Печать организации
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник выбрал ведение ЭТК, то бумажный бланк ему не выдается. Однако по его заявлению работодатель обязан выдать ему распечатанный на бумаге документ, содержащий сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК).
В этом случае запись на титульном листе не делается. Вместо этого выдается отдельный документ (выписка), на котором проставляется:
- Надпись: «Выписка из сведений о трудовой деятельности».
- Дата формирования выписки.
- Подпись ответственного лица и печать.
Запись при выдаче вкладыша
Если в основную трудовую книжку полностью вписаны все страницы, она дополняется вкладышем. Вкладыш является ее неотъемлемой частью.
При выдаче вкладыша на руки в самой книжке на месте, где он был вклеен, ставится штамп или делается запись:
Выдан вкладыш серия ___ № ___
«___» __________ 20__ г.
_________________________ / Сидорова М.П. /
Самостоятельно вкладыш также имеет титульный лист, на котором делается аналогичная запись о его выдаче.
Важные нюансы и частые ошибки
- Отсутствие записи. Самый грубый ошибка — выдать книжку без всякой записи. Это лишает документ юридической силы и создает риск его признания недействительным.
- Сокращения. Нельзя писать «выдана на р/р», «на осн. заявл.» и т.д. Все слова пишутся полностью.
- Неразборчивый почерк. Запись должна быть четкой и понятной для любого читателя (сотрудника ПФР, будущего работодателя).
- Отсутствие печати. Без печати организации запись считается неоформленной.
- Неправильное место. Запись ставится только на титульном листе или на месте вклеенного вкладыша, а не на произвольной странице.
- Выдача без заявления. Работодатель не вправе выдать книжку без письменного заявления работника, даже если тот увольняется. Это защищает интересы обеих сторон.
Что делать, если запись сделана неправильно?
Если ошибка обнаружена до выдачи книжки работнику — ее нужно зачеркнуть единой чертой (не допуская читаемости ошибочного текста), сделать верную запись рядом и обоюдно оформить (подписать и поставить печать).
Если ошибка обнаружена после выдачи, работодатель обязан по заявлению работника оформить дубликат трудовой книжки (или вкладыша). В дубликате все записи воспроизводятся в том виде, в каком они были в оригинале на момент его утраты/повреждения, включая и ошибочную запись о выдаче. Это делается на основании решения комиссии по трудовым спорам или суда, если спорный момент оспаривается.
Запись о выдаче трудовой книжки на руки — это финальный и ответственный шаг в кадровом документообороте. Ее правильное оформление:
- Подтверждает факт передачи документа от работодателя к работнику.
- Защищает права обеих сторон на случай спора.
- Обеспечивает сохранность информации о трудовом стаже.
Кадровику необходимо строго следовать инструкции, использовать актуальные бланки и проверять каждую запись. Работнику же рекомендуется внимательно проверять правильность записи при получении документа и сохранять его в надежном месте.
FAQ (Часто задаваемые вопросы)
В: Можно ли выдать трудовую книжку без записи, если сотрудник увольняется и сам просит?
О: Нет, нельзя. Запись обязательна в любом случае. Отсутствие записи — нарушение закона.
В: Что писать в графе «на основании», если сотрудник просто забрал книжку?
О: Всегда пишите: «на основании письменного заявления работника от [дата]». Даже если заявление не было, его наличие и правильная формулировка — ваша юридическая защита.
В: Если у сотрудника электронная трудовая книжка, нужно ли ему что-то выписывать на бумагу?
О: Только если он сам подаст заявление на получение выписки из ЭТК на бумажном носителе. Бланк «Трудовая книжка» в этом случае не выдается.
В: Кто ставит печать при выдаче?
О: Печать ставит лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации (как правило, начальник отдела кадров), либо уполномоченное им лицо.