Вопрос выдачи трудовой книжки (бумажной или электронной) на руки работнику регулируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. Ниже подробно разбираем, какие обязательства у работодателя и когда он обязан предоставить оригинал трудовой книжки.
Что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с отметкой об увольнении. Также ст. 66 ТК РФ предписывает, что работодатель ведет трудовые книжки для каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если его труд является основным.
Кроме того, ст. 71 ТК РФ гласит, что работодатель обязан выдать работнику, по его письменному заявлению, копию или оригинал трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Ключевые положения
- Работодатель обязан выдавать трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).
- Если работник не отказался от ведения бумажной формы, работодатель обязан оформить её и выдать оригинал.
- Выдача должна произойти не позднее трёх рабочих дней после подачи заявления работника.
- В случае утраты оригинала работник может потребовать выдать копию или выписку с учётом данных, внесённых в электронную форму.
Что происходит, если работник потерял трудовую книжку
По информации ГАРАНТ.РУ, если работник не может предоставить трудовую книжку из‑за её потери, работодатель вправе считать, что он трудоустраивается впервые. В таком случае:
- Ведётся только электронная форма трудовой деятельности.
- Работодатель не обязан выдавать оригинал бумажной книжки, но должен оформить запись об увольнении в электронном виде.
Таким образом, работодатель не обязан выдавать бумажную книжку, если работник её потерял, но обязан обеспечить запись об увольнении в электронной форме.
Когда выдача оригинала обязательна
В некоторых случаях выдача оригинала всё‑равно требуется:
- Для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования (ПФР).
- При оформлении новых трудовых отношений, когда работник представляет оригинал книжки как подтверждение трудового стажа.
- Если работник явно указал, что хочет получать оригинал (например, для дальнейшего использования в других организациях).
В таких ситуациях работодатель обязан выдать оригинал в течение трёх рабочих дней с даты обращения работника;
Обязанность работодателя при увольнении
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с отметкой об увольнении. Если книжка не была передана сразу, работодатель может быть привлечён к административной ответственности.
Практический пример:
- Работник подал заявление об увольнении.
- Работодатель в течение трёх рабочих дней должен выдать трудовую книжку.
- В книжке вносится запись об увольнении (дата, основание).
- Если работник не получил книжку, он может обратиться в трудовую инспекцию.
Электронная vs. Бумажная форма
С 2022 года возможна электронная трудовая книжка. При этом:
- Работодатель может вести только электронный вариант, если работник не возражает.
- Работодатель обязан уведомить сотрудника о возможности выбора формы (бумажная или электронная) до начала работы.
- Электронная форма должна соответствовать требованиям СТД‑Р и быть доступна для просмотра в личном кабинете работника.
Что делать, если работник не получил книжку
Если по какой‑либо причине работодатель не выдал трудовую книжку в установленный срок, работник имеет право:
- Подать письменное заявление в HR‑отдел или в бухгалтерию.
- Обратиться в Роструд или в суд с требованием выдать документ.
- Требовать компенсацию за причинённый ущерб (например, задержка получения пенсионных выплат).
Суд может наложить штраф на организацию за нарушение требований ст. 84.1 ТК РФ.
- При увольнении – обязательно в день увольнения.
- При первом официальном трудоустройстве, если работник не отказался от бумажной формы.
- Если работник явно запросил выдачу оригинала (например, для подачи в ПФР).
- Если работник потерял книжку, работодатель обязан оформить запись об увольнении в электронном виде, но при желании может выдать копию.
В противном случае работодатель рискует быть привлечённым к административной ответственности и вынужден выплатить компенсацию работнику.
Автор статьи: информационный портал, основанный на актуальных нормативных актах и разъяснениях государственных органов (Минтруд, Роструд, ГАРАНТ). Последнее обновление – 21 мая 2026 г.