Временный приём на работу – это особый режим трудоустройства, который применяется, когда основной работник отсутствует (декретный отпуск, больничный, отпуск по беременности и родам и т.п.). В трудовой книжке фиксируется не только факт приёма, но и сведения о сроке, условиях и основаниях временного исполнения обязанностей. Ниже приведены подробные инструкции, образцы записей и рекомендации по правильному оформлению.
Что такое временный приём на работу?
Временный приём на работу (ВПП) – это приём работника в организацию с целью выполнения обязанностей, которые обычно выполняет основной сотрудник, но временно отсутствующий. ВПП может быть оформлен как:
- Срочный трудовой договор (срок до 1 года);
- Гражданско‑правовой договор (срок до 3 лет);
- Договор о выполнении работ (срок до 1 года);
- Договор о оказании услуг (срок до 1 года).
Выбор формы договора зависит от конкретных обстоятельств и требований законодательства РФ.
Когда запись о временном исполнении обязанностей заносится в трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 36), запись о приёме на работу в трудовой книжке обязана быть сделана в следующих случаях:
- Приём работника на временный период, если он оформлен в виде трудового договора (срочный);
- Приём работника по гражданско‑правовому договору, если он выполняет функции, аналогичные трудовым обязанностям (например, временно замещает сотрудника в должности, требующей квалификации);
- Приём работника по договору о выполнении работ/оказании услуг, если он выполняет трудовые функции и имеет статус сотрудника.
Если же работник привлекается исключительно по гражданско‑правовому договору без выполнения трудовых обязанностей, запись в трудовую книжку не требуется.
Как правильно оформить запись в трудовую книжку?
Запись должна содержать следующую информацию:
- Дата приёма;
- ФИО работника;
- Должность, которую он временно исполняет;
- Срок приёма (с даты начала до даты окончания);
- Основание приёма (например, «замещение сотрудника в должности начальника отдела»);
- Форма договора (срочный трудовой договор, гражданско‑правовой договор и т.п.);
- Подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации.
Ниже приведены образцы записей.
Образец 1: Приём по срочному трудовому договору
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Заместитель начальника отдела продаж
Срок: с по
Основание: временное замещение сотрудника в должности начальника отдела продаж (декретный отпуск)
Форма договора: срочный трудовой договор
Подпись: ___________________ / Петров Петр Петрович
Печать: ____________
Образец 2: Приём по гражданско‑правовому договору
ФИО: Смирнова Мария Сергеевна
Должность: Временный специалист по маркетингу
Срок: с по
Основание: временное исполнение обязанностей специалиста по маркетингу (отсутствие основного сотрудника)
Форма договора: гражданско‑правовой договор
Подпись: ___________________ / Иванов Иван Иванович
Печать: ____________
Образец 3: Приём по договору о выполнении работ
ФИО: Кузнецова Анастасия Петровна
Должность: Временный бухгалтер
Срок: с по
Основание: временное исполнение обязанностей бухгалтера (отсутствие основного сотрудника)
Форма договора: договор о выполнении работ
Подпись: ___________________ / Сидоров Сергей Сергеевич
Печать: ____________
Порядок заполнения трудовой книжки в 2026 году
С 10 июня 2026 г. все граждане обязаны перевести свои данные в электронную трудовую книжку (ЭТК), хранимую в Социальном фонде. Однако приём на работу, включая временный приём, по-прежнему фиксируется в бумажной трудовой книжке, а затем синхронизируется с ЭТК.
Шаги по заполнению:
- Получить бланк трудовой книжки (доступен на сайте Минтруда РФ или в отделе кадров);
- Заполнить ьный лист и сведения о сотруднике;
- Внести запись о приёме (согласно образцу выше);
- Подписать и поставить печать;
- Передать сотруднику копию записи и сохранить оригинал в кадровом архиве;
- Синхронизировать данные с ЭТК через портал «Электронная трудовая книжка».
Что делать, если работник не согласен с записью?
Если работник считает, что запись о временном приёме неверна, он имеет право потребовать исправления. Работодатель обязан в течение 30 дней от момента обнаружения ошибки внести исправление, подписав и поставить печать.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать гражданско‑правовой договор для временного приёма? – Да, если работник выполняет трудовые функции и имеет статус сотрудника. В таком случае запись в трудовую книжку обязательна.
- Нужна ли печать организации? – Да, печать подтверждает подлинность записи.
- Какой срок считается «временным»? – Временный приём может длиться до 1 года (срочный трудовой договор) или до 3 лет (гражданско‑правовой договор). При более длительном сроке это считается постоянным приёмом.
- Можно ли переводить данные из бумажной трудовой книжки в электронную? – Да, через портал «Электронная трудовая книжка» в соответствии с инструкцией Минтруда.
Правильное оформление записей о временном приёме на работу в трудовой книжке обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работника и работодателя, а также упрощает последующую интеграцию с электронными системами. Следуйте приведенным образцам и рекомендациям, чтобы избежать ошибок и штрафов.
Для скачивания актуальных бланков и вкладок в трудовую книжку перейдите по ссылке: Скачать бесплатно.