Заполнение трудовой книжки – одна из ключевых обязанностей работодателя․ Ошибки в графах могут привести к недействительности записей, а в некоторых случаях – к штрафам․ В этой статье подробно разберём, какую дату необходимо указывать в графе 2 различных разделов трудовой книжки, как правильно исправлять ошибочные записи и какие нюансы существуют при работе с электронным реестром․

Что обозначает графа 2 в трудовой книжке?

В зависимости от раздела трудовой книжки («Сведения о работе», «Сведения о стаже», «Сведения о награждениях» и т․д․) графа 2 имеет два основных значения:

1. Дата внесения записи – текущий день, когда работодатель фиксирует событие в книжке․
2. Дата, относящаяся к событию (например, дата приёма на работу, дата увольнения, дата начала отпуска и т․п․)․

Для большинства записей в разделе «Сведения о работе» в графу 2 ставится именно дата внесения записи․ Это правило закреплено в КонсультантПлюс (п․ 35 Порядка заполнения трудовых книжек) и в приказе Минтруда № 320н от  г․

Пример базовой записи

Как правильно ставить дату в графе 2 при исправлении записи

Если в графе 2 была указана неверная дата, необходимо оформить исправление согласно пункту 2․2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда 320н)․

1. В графе 1 указывается порядковый номер исправляемой записи (обычно тот же номер, что и в оригинале)․
2. В графе 2 ставится правильная дата, которую должно было быть указано изначально․
3. В графе 3 пишется текст: «Запись за [дата, указанная в оригинальной записи] недействительна»․
4. В графе 4 повторяется содержание оригинальной записи (например, «Приём на работу», «Увольнение по собственному желанию» и т․д․)․
5. Работник ставит подпись и дату на исправляющей странице․

Пример исправления:

Специфические случаи, когда в графе 2 указывается не дата внесения

• Дата приёма на работу – в некоторых формах (особенно в старых бланках) в графе 2 указывается дата начала работы, а не дата её внесения․ Это происходит, когда в графе 3 уже прописан «Приём на работу»․ В таком случае дата в графе 2 должна совпадать с датой, указанной в трудовом договоре (дата начала исполнения обязанностей)․
• Дата увольнения – аналогично, если в графе 3 указано «Увольнение», в графе 2 ставится дата увольнения (дата приказа об увольнении), а не дата внесения записи․
• Временный перевод – при переводе на другую должность в графе 2 указывается «дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом» (пункт из нормативных актов)․
• Сведения о награждениях – в графе 2 указывается дата награждения, а не дата её внесения․

Трудовая книжка в электронном виде и оцифровка записей

С  г․ работодатели начали передавать сведения о трудовой деятельности в Единый федеральный реестр сведений о трудовой деятельности (ЕФРС ТД)․ При подготовке к оцифровке в 2026 г․ часто возникает вопрос: «Нужно ли сканировать записи, внесённые после ?» Ответ – да, необходимо сканировать все записи, независимо от даты их внесения․ Причины:

1. Электронный реестр требует полной истории трудовой книжки для корректного расчёта стажа․
2. Старые записи (до ) могут быть использованы при проверках и в суде․
3. Новые бланки, которые можно применять с , совместимы с электронным реестром, но это не отменяет необходимости оцифровки старых страниц․

Технические рекомендации по сканированию:

• Разрешение – не менее 300 dpi․
• Формат – PDF/A (для долгосрочного хранения)․
• Каждая страница – отдельный файл или один файл с закладками по разделам․
• Подписать скан «Дата сканирования» и «Ответственное лицо» (это поможет в случае споров)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какую дату ставить в графе 2, если дата приказа о приёме и дата фактического начала работы различаются?

В графе 2 указывается дата фактического начала работы (то есть та, которая указана в трудовом договоре)․ Дата приказа фиксируется в графе 3 (например, «Приказ № 45 от »)․

Нужно ли ставить подпись работника в графе 2?

Подпись работника ставится только на первой странице (ьном листе) трудовой книжки, подтверждая правильность всех записей․ В графе 2 подпись не требуется․

Можно ли использовать электронный бланк вместо бумажного?

С допускается использовать новые бланки, но они должны соответствовать требованиям ТК РФ и приказа Минтруда 320н․ Электронный вариант (ЕФРС ТД) считается дополнением к бумажному, а не заменой․

Что делать, если в графе 2 указана «»?

Это типичная ошибка заполнения․ Необходимо оформить исправление согласно пункту 2․2 Инструкции: в графе 2 указать правильную дату, в графе 3 – текст о недействительности прежней записи, в графе 4 – повторить содержание․

Пошаговая инструкция по заполнению графы 2 в разных ситуациях

Приём на работу

1. Определите, какой бланк используется (старый или новый)․
2. В графе 1 введите порядковый номер (например, 1)․
3. В графе 2 укажите дату начала работы (по трудовому договору)․
4. В графе 3 запишите «Приём на работу»;
5. В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого произведён приём (договор, приказ)․

Увольнение

1. Порядковый номер – следующий после последней записи․
2. Графа 2 – дата увольнения (дата приказа об увольнении)․
3. Графа 3 – «Увольнение» (по собственному желанию, по соглашению сторон и т․д․);
4. Графа 4 – номер и дату приказа, а также основание увольнения․

Временный перевод

1. Номер записи – следующий․
2. Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей по новому месту․
3. Графа 3 – «Временный перевод»․
4. Графа 4 – реквизиты приказа о переводе․

Графа 2 трудовой книжки – один из самых часто ошибаемых элементов․ Правильный подход:

• Для большинства записей – дата внесения записи (текущий день)․
• Для записей о приёме, увольнении, переводе и награждениях – дата, относящаяся к событию (начало работы, дата увольнения и т;д․)․
• При ошибке – оформить исправление согласно приказу Минтруда 320н․
• При оцифровке – сканировать все страницы, независимо от даты их внесения․

Соблюдая эти правила, вы обеспечите юридическую чистоту трудовых книжек, избежите конфликтов с инспекцией труда и упростите процесс передачи данных в электронный реестр․

Дата публикации статьи: ․ Информация актуальна на ( 08:11:55)․