В 2026 г. правила оформления трудовой книжки при увольнении остаются актуальными, но появляются новые возможности – электронная трудовая книжка. Ниже вы найдёте подробный чек‑лист, как правильно заполнить раздел «Увольнение» как в бумажной, так и в электронной форме, а также важные сроки и документы, которые понадобятся.
Что такое трудовая книжка и зачем её обновлять?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. По закону (Трудовой кодекс РФ, ст. 47) при каждом изменении трудового статуса (приём на работу, перевод, увольнение) её необходимо обновлять. Неправильное заполнение может привести к ошибкам в расчёте пенсионных и социальных выплат.
Синонимы и гиперонимы
- Синонимы: рабочая книжка, трудовой журнал, служебный журнал.
- Гиперонимы: документ, официальное свидетельство, государственный акт.
Когда нужно заполнить раздел «Увольнение»?
Сроки указаны в Трудовом кодексе РФ:
- Письменное уведомление о приёме на работу – в течение 3 дней с момента приёма.
- Письменное уведомление об увольнении – в течение 3 дней с момента увольнения.
То есть, если вы увольняетесь 15 апреля, раздел «Увольнение» должен быть заполнен до 18 апреля включительно.
Какие данные необходимо указать?
- Дата увольнения – точная дата, когда сотрудник покидает компанию.
- Причина увольнения – добровольное увольнение, сокращение, соглашение сторон, перевод в другую организацию и т.д.
- Номер и дата приказа/решения – если увольнение оформляется приказом работодателя.
- Подпись работодателя – печать и подпись уполномоченного лица.
- Подпись сотрудника – подтверждение получения и согласия.
Как заполнить бумажную трудовую книжку?
Шаги:
- Получите пустой лист в разделе «Увольнение» (обычно 2–3 страницы).
- Заполните поля, указанные выше, аккуратно и без ошибок.
- Проверьте, чтобы дата и подписи совпадали с документами.
- Сохраните книгу в архиве компании и передайте сотруднику.
Важно: если вы используете PDF‑форму, можно быстро заполнить её онлайн, используя сервисы вроде PDF24. Это избавит от печати и сканирования.
Как заполнить электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог бумажной. В 2026 г. её использование активно поощряется, а также упрощает контроль со стороны налоговых и пенсионных органов.
- Войдите в личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или в корпоративную систему.
- Выберите пункт «Трудовая книжка» → «Увольнение».
- Заполните форму: дата, причина, номер приказа, подпись (можно использовать электронную подпись).
- Сохраните и отправьте данные в Федеральную службу по труду и занятости.
- Система автоматически обновит электронный реестр и выведет подтверждение.
Плюсы ЭТК:
- Отсутствие бумажных носителей.
- Мгновенная проверка корректности данных.
- Упрощённый доступ для сотрудника и органов контроля.
Дополнительные документы, которые могут понадобиться
- Приказ о приёме на работу (если он есть).
- Приказ об увольнении (если оформляется приказом).
- Справка о работе (для расчёта пенсионных начислений).
- Согласие работника на передачу данных в электронный реестр.
Что делать, если вы обнаружили ошибку в заполнении?
Согласно Трудовому кодексу, при обнаружении ошибки необходимо:
- Составить исправление: указать правильные данные.
- Подписать исправление обеими сторонами.
- Поставить печать (для бумажной версии) или цифровую подпись (для ЭТК).
- Сохранить исправленный лист в архиве и передать сотруднику.
В случае электронного оформления исправление автоматически обновится в реестре.
Как избежать штрафов и ошибок?
- Проверяйте даты и подписи перед подписанием.
- Используйте проверенные сервисы для заполнения PDF‑форм (например, PDF24).
- Сохраняйте копии всех документов в электронном виде.
- Обучайте персонал, ответственный за оформление трудовых книжек, актуальным требованиям.
Заполнение трудовой книжки при увольнении – важный этап, который должен быть выполнен точно и своевременно. В 2026 г. электронная трудовая книжка становится предпочтительным вариантом, так как обеспечивает прозрачность и упрощает контроль со стороны государственных органов. Соблюдайте сроки, проверяйте данные и используйте современные инструменты для заполнения, чтобы избежать штрафов и недоразумений.