Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно действующему законодательству Российской Федерации‚ в ней фиксируются не только сведения о приеме‚ переводе и увольнении‚ но и сведения об образовании‚ профессии и специальности. Особенно актуально это для новых сотрудников‚ поступающих на работу впервые‚ или для тех‚ кто получил дополнительное образование в процессе трудовой деятельности.

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК)‚ однако бумажные трудовые книжки по-прежнему используются в ряде случаев: при трудоустройстве лиц‚ не имеющих ЭТК‚ при выдаче дубликатов‚ а также в организациях‚ где по закону допускается ведение бумажных трудовых книжек. Поэтому знание правил заполнения сведений об образовании остаётся критически важным для кадровых работников и самих сотрудников.

Где и как вносятся сведения об образовании в трудовую книжку?

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек от № 69‚ сведения об образовании‚ профессии и специальности вносятся только на ьном листе трудовой книжки — на первой странице‚ в разделах:

• Образование
• Профессия (специальность)

Важно: вносить эти сведения в раздел «Сведения о работе» запрещено. Роструд в своих разъяснениях (2025 г.) подчеркнул‚ что раздел «Сведения о работе» предназначен исключительно для записи о трудовой деятельности — местах работы‚ должностях‚ переводах и увольнениях.

На основании каких документов вносятся сведения?

Информация в трудовую книжку вносится только на основании оригиналов документов об образовании. К ним относятся:

• Аттестат об основном общем образовании (9 классов)
• Аттестат о среднем общем образовании (11 классов)
• Диплом о среднем профессиональном образовании (ПТУ‚ техникум‚ колледж)
• Диплом о высшем образовании (бакалавр‚ специалист‚ магистр)
• Диплом о научной степени (кандидат‚ доктор наук)
• Свидетельство о прохождении профессионального обучения (при наличии)

Копии‚ справки‚ выписки‚ академические справки и сертификаты о повышении квалификации — не являются основанием для внесения записи об образовании! Исключение — запись о повышении квалификации или переподготовке‚ которая вносится в раздел «Сведения о работе» (о чём подробнее ниже).

Как правильно заполнить строку «Образование»?

Запись в строке «Образование» должна точно соответствовать формулировке‚ указанной в документе об образовании. Ниже — стандартные варианты в соответствии с действующей системой образования РФ:

1. Среднее общее образование — при наличии аттестата о законченном 11-классе.
2. Основное общее образование — при окончании 9 классов (если работник не продолжил обучение).
3. Среднее профессиональное образование — после окончания колледжа‚ техникума‚ ПТУ.
4. Высшее образование — бакалавриат — после 4 лет обучения в вузе.
5. Высшее образование — специалитет — после 5–6 лет обучения (например‚ медицина‚ юриспруденция).
6. Высшее образование — магистратура — после 2 лет обучения после бакалавриата.
7. Высшее образование — послевузовское, аспирантура‚ ординатура‚ докторантура (если указано в дипломе).

Примеры правильных записей:

• Образование: среднее общее
• Образование: среднее профессиональное
• Образование: высшее образование — бакалавр
• Образование: высшее образование, специалист
• Образование: высшее образование — магистр

Неправильно: «высшее»‚ «учился в университете»‚ «окончил МГУ» — такие формулировки не соответствуют законодательству.

Как правильно заполнить строку «Профессия (специальность)»?

Эта строка заполняется на основании диплома — именно та специальность‚ которая указана в графе «Специальность по диплому».

Важно: если в дипломе указано «Юриспруденция»‚ то в трудовой книжке пишется именно так, не «юрист»‚ не «правовед»‚ не «специалист по праву».

Примеры правильных записей:

• Профессия (специальность): Юриспруденция
• Профессия (специальность): Педагогика и психология
• Профессия (специальность): Экономика и бухгалтерский учёт
• Профессия (специальность): Технология машиностроения
• Профессия (специальность): Медицинская сестра

Если работник получил несколько образований‚ то в трудовой книжке указывается только последнее (наиболее высокое или соответствующее занимаемой должности). Однако при наличии документа о более раннем образовании‚ которое является основанием для трудоустройства (например‚ среднее специальное для работы медсестрой)‚ его можно указать дополнительно — но только в случае‚ если оно подтверждает квалификацию для конкретной должности.

Когда и как вносятся изменения в сведения об образовании?

Если работник получил новое образование после трудоустройства‚ то:

1. Он обязан предоставить оригинал диплома работодателю.
2. Работодатель вносит дополнительную запись на ьном листе трудовой книжки под последней записью об образовании.
3. Зачёркивать предыдущую запись запрещено! Все ранее внесённые данные сохраняются.
4. Новая запись оформляется в том же формате: указывается вид образования и специальность.

Пример:

Первоначально: Образование: среднее профессиональное
Профессия (специальность): Экономика и бухгалтерский учёт

После получения магистратуры:
Образование: высшее образование — магистр
Профессия (специальность): Экономика

Обе записи остаются в трудовой книжке. Это важно для подтверждения квалификации и стажа при назначении пенсии‚ повышении зарплаты или при проверке трудовой книжки.

Что делать‚ если работник устроился на работу без образования?

Если работник поступил на работу сразу после окончания 9 классов‚ то в трудовой книжке указывается:

• Образование: основное общее
• Профессия (специальность): — (оставляется пустым)

Если он прошёл профессиональное обучение (например‚ курсы швеи‚ повара‚ водителя) и получил соответствующий документ‚ то в строку «Профессия (специальность)» вносится указанная в документе профессия‚ а в строку «Образование», «основное общее».

Особенности внесения сведений о повышении квалификации и переподготовке

Сведения о прохождении курсов повышения квалификации‚ переподготовки‚ стажировок не вносятся на ьный лист. Они фиксируются в разделе «Сведения о работе» в виде отдельной записи‚ аналогично трудовой деятельности.

Пример записи:

г. — прошёл переподготовку по специальности «Бухгалтер-эксперт» (144 часа)‚ ОАО «Кадровый центр»‚ свидетельство № 123 от .

Такие записи подтверждают профессиональный рост и могут учитываться при аттестации‚ повышении квалификационного разряда или премировании.

Что делать‚ если в трудовой книжке допущена ошибка?

Если при первоначальном заполнении была допущена ошибка (например‚ неправильно указана специальность)‚ то:

1. Работник предоставляет оригинал диплома с правильными данными.
2. Работодатель вносит новую запись с правильными сведениями.
3. Зачёркивать старую запись нельзя! Вместо этого над ней делается запись: «Запись № X признаётся недействительной» — и указывается причина (например‚ «ошибка при заполнении»).
4. Новая запись оформляется в соответствии с требованиями.

Важно: исправления вносятся только по инициативе работника и на основании оригиналов документов. Самовольные исправления со стороны работодателя — нарушение закона.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

При выдаче дубликата трудовой книжки все сведения об образовании и профессии‚ имеющиеся в утерянной книжке‚ восстанавливаются на основании оригиналов документов‚ представленных работником. Работодатель обязан запросить у работника дипломы‚ аттестаты и другие подтверждающие документы.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и образование

С 2026 года все работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки. В ЭТК сведения об образовании и профессии также вносятся на основании документов‚ но уже в электронном виде. Работник может самостоятельно добавить эти данные через личный кабинет на портале Госуслуг‚ прикрепив сканы документов. Однако работодатель обязан проверить подлинность и внести данные в систему в течение 5 рабочих дней после получения документов.

Чтобы избежать ошибок и нарушений при оформлении трудовой книжки‚ запомните главное:

1. Сведения об образовании и профессии вносятся ТОЛЬКО на ьный лист.
2. Основание — только ОРИГИНАЛ документа об образовании (диплом‚ аттестат).
3. Формулировки должны точно соответствовать тексту документа.
4. Зачёркивать старые записи запрещено, только дополнять.
5. Повышение квалификации — в раздел «Сведения о работе».
6. Исправления — только на основании документов и с указанием причины.

Правильное оформление трудовой книжки — это не только формальность. Это гарантия подтверждения квалификации‚ стажа‚ прав на льготы и пенсии. Неверно оформленная запись может привести к отказу в трудоустройстве‚ признанию стажа неполным или даже к судебным спорам;

Рекомендация для кадровиков: всегда сверяйте данные в трудовой книжке с оригиналом диплома‚ а не с копией или выпиской. Не экономьте время — проверяйте каждый символ. Ошибка в одной строке может стоить работнику десятилетий стажа.

Для удобства рекомендуем скачать образцы записей с официального сайта Минтруда РФ или в системе «Система Кадры» — там представлены более 100 готовых шаблонов записей‚ соответствующих последним требованиям Роструда и Минтруда на 2026 год.