Дата публикации:

Содержание

1. Законодательная база
2. Кто имеет право заверять копию
3. Когда нужна заверенная копия
4. Пошаговая инструкция по оформлению
5. Образец заверительной надписи
6. Требования к оформлению всех страниц
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Оформление и заверение копий трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и отдельными нормативными актами:

• Статья 62, часть 1 ТК РФ – работник имеет право получить копию любого документа, относящегося к его трудовой деятельности, в т.ч. трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ № 1152‑н от – определяет порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 1‑н от – устанавливает форму заверительной надписи и требования к её оформлению.

Эти нормативные документы дают работодателю право выдавать заверенные копии, а также определяют, как должна выглядеть заверительная надпись.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки

Согласно законодательству, заверять копию трудовой книжки может только:

• Работодатель (директор, генеральный директор, руководитель подразделения).
• Лицо, специально уполномоченное работодателем приказом (приказом № … от …).
• Сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Если заверение производится не самим работодателем, в заверительной надписи обязательно указывается должность и ФИО уполномоченного лица.

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки

Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

1. Оформление банковского кредита (банк требует подтверждения трудового стажа).
2. Получение государственных льгот (социальные выплаты, пенсия, пособия).
3. Подача документов в суд (трудовые споры, взыскание заработной платы).
4. Переоформление гражданства, миграционные процедуры.
5. Трудоустройство в организации, где требуется подтверждение полного трудового стажа.

Пошаговая инструкция по оформлению заверенной копии (все страницы)

Шаг 1. Подготовка оригинала

Убедитесь, что оригинальная трудовая книжка находится у работодателя и все записи в ней корректны. При обнаружении ошибок их необходимо исправить до начала копирования.

Шаг 2. Сканирование/копирование

• Сканировать все страницы трудовой книжки, включая ьный лист, оборотную часть и листы с записями.
• Разрешённый формат – PDF/A (для архивных целей) или TIFF, но PDF предпочтительнее.
• Каждую страницу подписать внизу (если копия делается на бумаге) штампом организации.

Шаг 3. Пронумеровать и прошить

Если копия будет распечатана:

1. Нумеровать страницы последовательно (1, 2, 3 …).
2. Пробить их в плечевом переплёте или в скрепках, чтобы исключить возможность подмены.
3. Опломбировать (наклеить печать «Копия») каждую страницу, если это требуется внутренними регламентами организации.

Шаг 4. Оформление заверительной надписи

Заверительная надпись может быть размещена:

• На последней странице копии (если страниц несколько – внизу каждой страницы, но обязательна подпись на последней).
• В отдельном листе‑приложении, где указаны все реквизиты;

Шаг 5. Подпись, расшифровка и печать

На заверительном листе (или внизу последней страницы) необходимо указать:

1. Текст «Копия верна» (или «Копия трудовой книжки верна»).
2. ФИО уполномоченного лица.
3. Должность (например, «начальник отдела кадров»).
4. Подпись с расшифровкой.
5. Дата заверения (дд.мм.гггг).
6. Печать организации (если она есть).

Шаг 6. Выдача копии сотруднику

Сотруднику передают заверенную копию под расписку. При необходимости сохраняется копия в личном деле работника;

Образец заверительной надписи (все страницы)

Копия трудовой книжки верна
ФИО уполномоченного лица: Иванов Иван Иванович
Должность: начальник отдела кадров
Подпись: ______________________ (И.И. Иванов)
Печать организации

Если копия состоит из нескольких листов, надпись может быть размещена внизу каждой страницы, а в конце добавить подпись и печать.

Требования к оформлению всех страниц

• Полнота – копировать необходимо все листы, включая ьный, оборотный и листы с записями о трудоустройстве, переводах, увольнениях.
• Читаемость – скан должен быть чётким, без размытости, чтобы можно было разглядеть подписи и печати.
• Нумерация – каждая страница должна иметь номер (например, «Стр. 1 из 5»).
• Сшивание/проклейка – все листы должны быть собраны в один документ (плечевой переплёт, скрепки).
• Опломбирование – если в организации принято, каждая страница опломбируется специальной печатью «Копия».
• Заверительная надпись – обязательна подпись, дата и печать. При наличии нескольких листов надпись может быть размещена внизу каждой страницы, но подпись и печать обязательны только на последней.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять копию, если я беру её только для личного архива?

Нет. Для личного пользования достаточно обычной копии без заверения. Заверение требуется только в официальных целях (банк, суд, госорганы).

Можно ли заверить копию у нотариуса?

Да, но в большинстве случаев достаточно заверения работодателем. Нотариальное заверение может потребоваться, если копия будет использоваться за рубежом.

Сколько времени занимает процесс заверения?

При наличии всех необходимых документов и уполномоченного лица – от 15 до 30 минут.

Что делать, если в трудовой книжке обнаружены ошибки?

Сначала необходимо исправить их у работодателя (внести корректные записи). После исправления можно делать копию и заверять её.

Можно ли использовать электронную копию?

Электронная копия (PDF) считается заверенной, если в ней присутствует электронная подпись уполномоченного лица и печать организации в виде скан‑изображения. При этом необходимо соблюдать требования к формату электронных документов (ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Заверенная копия трудовой книжки – документ, имеющий ту же юридическую силу, что и оригинал, при условии, что соблюдены все требования законодательства и внутренние регламенты организации. Главное – не пропустить ни одной страницы, правильно оформить заверительную надпись и обеспечить подлинность подписи и печати.

Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете быстро и без ошибок подготовить копию трудовой книжки, заверенную работодателем, которая будет принята в любой официальной инстанции.

Автор статьи: юридический консультант отдела кадров ООО «Пример»