Заверение записей в трудовой книжке – важный процедурный момент, который позволяет подтвердить факт выполнения трудовых обязанностей, наличие трудового стажа и иные сведения, необходимые работодателям, госорганам и финансовым учреждениям. В 2025‑2026 годах в законодательстве появились новые правила, согласно которым заверять такие записи могут определённые лица и организации.
Кто имеет право заверять записи?
Согласно Части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, заверение может производиться только теми лицами, которые указаны в трудовом договоре или внутренних нормативных актах организации. Основные категории ответственных:
- Ответственный за ведение трудовых книжек (чаще всего – кадровик или специалист отдела кадров).
- Уполномоченные представители работодателя, которые указаны в локальных документах.
- Нотариус – в случае, когда требуется особая юридическая значимость заверения.
- Сотрудники МФЦ или ПФР, когда заверение производится через государственные услуги.
Важно помнить, что заверять записи может только лицо, которое официально уполномочено на это. Самостоятельное подписание без соответствующего полномочия не имеет юридической силы.
Ответственный за ведение трудовых книжек
Этот специалист отвечает за:
- Ведение и хранение оригинальных трудовых книжек.
- Внесение в них необходимых записей о приёме на работу, переводах, повышении квалификации и т.д.
- Заверение записей подписью и печатью организации (если она имеет печать).
В случае увольнения работника ответственный кадровик может по своей инициативе проверить полноту и правильность всех записей и, обнаружив незаверенную запись, добавить подпись и печать.
Нотариус
Нотариальное заверение применяется, когда требуется повышенная юридическая значимость документа. Обычно нотариус заверяет:
- Копию оригинальной записи.
- Подтверждение того, что запись была внесена в трудовые книжки в установленный срок.
Нотариальное заверение не является обязательным, но может потребоваться при оформлении кредитов, ипотечных заявок и других финансовых операций.
МФЦ и ПФР
С 2025 года возможен вариант заверения через Многофункциональный центр (МФЦ) или Пension Fund of Russia (ПФР). Для этого работник подаёт в МФЦ/PFR заявление и необходимые документы (копию трудовой книжки, паспорт и др.). После проверки специалист вносит подпись и печать, а заверенную копию выдают в течение не более 3 дней.
Как правильно заверять записи в трудовых книжках
Ниже перечислены основные шаги, которые следует выполнить, чтобы заверение прошло корректно.
- Подготовка документа – скопировать все заполненные страницы от титульного листа до последнего, где есть записи о работе.
- Проверка полноты – убедиться, что все записи, требующие заверения, присутствуют и правильно оформлены.
- Внесение подписи и печати – ответственный кадровик ставит свою подпись и, при наличии, печать организации.
- Дата и место – внизу страницы указывается дата заверения и место (например, «г. Москва, 17 апреля 2025 г.»).
- Оформление копии – если требуется копия, её также подписывают и печатают.
Важно помнить, что заверение должно быть выполнено в течение трёх рабочих дней после получения заявления от работника (ст. 62 ТК РФ).
Когда заверение необходимо?
Заверенные записи в трудовых книжках часто запрашивают в следующих ситуациях:
- При устройстве на новую работу.
- Для оформления кредита или ипотечного займа.
- При обращении в государственные органы (например, в Пенсионный фонд для расчёта пенсии).
- Для получения социальных выплат и пособий.
В каждом из этих случаев работодатель обязан предоставить заверенную копию в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.
Особенности заверения при увольнении
При прекращении трудового договора все записи, сделанные в трудовых книжке в период работы у конкретного работодателя, должны быть заверены. По правилам Роструда:
- Подпись и печать ставятся ответственным за ведение трудовых книжек.
- Если у организации нет печати, достаточно подписи ответственного лица.
- Заверение производится сразу после увольнения, чтобы избежать спорных вопросов при оформлении трудовой деятельности сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Может ли работник сам заверять свои записи?
Ответ: Нет. Заверять записи может только уполномоченное лицо (кадровик, нотариус, представитель МФЦ/ПФР). Самостоятельное подписание без полномочий не имеет юридической силы.
Вопрос: Нужно ли ставить печать, если у организации её нет?
Ответ: Печать ставится, только если она предусмотрена уставом организации. Если печати нет, достаточно подписи ответственного лица.
Вопрос: Сколько времени занимает заверение через МФЦ?
Ответ: По новым правилам выдача заверенной копии занимает не более трёх дней.
Вопрос: Можно ли заверять записи в электронной форме?
Ответ: Да. При переходе на электронные трудовые книжки записи о выдаче вносятся в электронную форму, а заверение производится подписью и печатью ответственного кадровика.
Заверение записей в трудовых книжках – обязательный, но гибкий процесс, который регулируется Трудовым кодексом, а также нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ. Право заверять имеют:
- Ответственный за ведение трудовых книжек (кадровик).
- Нотариус.
- Сотрудники МФЦ и ПФР.
Правильное заверение гарантирует юридическую силу документа и упрощает процесс оформления новых работ, кредитов, пенсионных выплат и прочих официальных процедур.
Если вы планируете оформить заверенную копию трудовой книжки, следуйте рекомендациям выше, убедитесь в полномочиях лица, которое будет её заверять, и подготовьте все необходимые документы.