Трудовая книжка, один из самых важных документов‚ подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Однако не всегда есть возможность предъявить оригинал‚ и в таких случаях на помощь приходит заверенная копия трудовой книжки. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно оформить такой документ‚ какие требования предъявляются к его заверению‚ и в каких случаях он необходим.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия трудовой книжки — это дубликат документа‚ который содержит все записи из оригинала‚ но при этом имеет официальную отметку работодателя о том‚ что копия является точной и подлинной. Такая копия необходима‚ когда:

• Оригинал документа хранится у работодателя (что является нормой согласно трудовому законодательству);
• Требуется предоставить информацию о трудовом стаже в различные инстанции (например‚ для оформления пенсии‚ кредита‚ при устройстве на новое место работы);
• Необходимо подтвердить стаж работы без предоставления оригинала.

Правовые основания для выдачи копии

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок выдачи и заверения копий трудовых книжек:

1. Статья 62 ТК РФ — устанавливает обязанность работодателя выдать документы‚ связанные с работой‚ включая копии трудовых книжек‚ по письменному запросу работника;
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 — определяет правила оформления и заверения копий документов;
3. Постановление Правительства РФ от № 225, регламентирует ведение и хранение трудовых книжек;
4. Приказ Минтруда России от № 551н — устанавливает порядок ведения трудовых книжек.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Процесс заверения копии трудовой книжки включает несколько обязательных этапов:

Подготовка копии

Сначала необходимо сделать качественную копию всех страниц трудовой книжки‚ включая:

• ьный лист;
• Все записи о приеме на работу;
• Записи об увольнении;
• Сведения о награждениях и поощрениях;
• Последнюю страницу с отметкой о текущем месте работы.

Копирование должно быть четким‚ без затемнений и пропусков. Если в оригинале есть исправления‚ они должны быть видны на копии.

Оформление заверяющей надписи

На последней странице копии делается отметка о заверении. Она должна содержать:

Где:

• ВЕРНО — обязательная надпись‚ подтверждающая подлинность копии;
• Указывается должность и ФИО лица‚ заверившего копию;
• Проставляется подпись;
• Указывается дата заверения;
• М.П. — печать организации (если она есть).

Использование штампа

Многие организации используют специальные штампы для заверения копий. Штамп должен содержать:

• Надпись «Копия верна»;
• Название организации;
• Должность и ФИО лица‚ заверившего документ;
• Дата заверения;
• Подпись (штамп может дублировать подпись).

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Для получения копии трудовой книжки необходимо написать заявление на имя руководителя организации. Пример:

Заявление составляется в свободной форме‚ но обязательно должно содержать:

• Просьбу о выдаче копии;
• Указание на то‚ что копия нужна для предоставления по месту требования;
• Подпись заявителя;
• Дата.

Сколько действует заверенная копия трудовой книжки?

Срок действия заверенной копии трудовой книжки законодательно не установлен. Однако‚ как правило‚ она принимается:

• В течение 3-6 месяцев с момента выдачи (в зависимости от требований организации‚ запрашивающей документ);
• До момента внесения изменений в трудовую книжку (например‚ при устройстве на новую работу);
• До момента получения новой копии с актуальными данными.

Если в трудовую книжку были внесены новые записи после выдачи копии‚ необходимо запросить новую копию с актуальной информацией.

Можно ли получить копию электронной трудовой книжки?

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка. Работник может получить выписку из нее через:

1. Госуслуги — в личном кабинете на портале;
2. Работодатель, по запросу в электронном виде;
3. ПФР — при обращении в Пенсионный фонд.

Электронная выписка заверяется электронной подписью и приравнивается к бумажной копии с печатью.

Что делать‚ если работодатель отказывает в выдаче копии?

Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче копии трудовой книжки‚ можно:

1. Написать письменное заявление с просьбой выдать копию;
2. Обратиться в трудовую инспекцию;
3. Подать иск в суд;
4. Написать жалобу в прокуратуру.

Работодатель не имеет права требовать плату за изготовление копии или отказывать в ее выдаче без законных оснований.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Да‚ нотариальное заверение не требуется‚ если копия заверена работодателем. Однако в некоторых случаях (например‚ при предоставлении документов за границу) может потребоваться нотариальное заверение.

Нужно ли заверять все страницы трудовой книжки?

Нет‚ достаточно заверить последнюю страницу копии с отметкой «ВЕРНО». Однако некоторые организации могут требовать заверение каждой страницы.

Что делать‚ если в трудовой книжке есть исправления?

Исправления должны быть четко видны на копии. Если исправление неразборчиво‚ необходимо запросить у работодателя разъяснение или новую копию.

Можно ли сделать копию трудовой книжки самому?

Нет‚ копирование трудовой книжки должно осуществляться только сотрудниками отдела кадров или уполномоченными лицами организации‚ так как оригинал хранится у работодателя.

Заверенная копия трудовой книжки — это важный документ‚ который может понадобиться в самых разных ситуациях. Главное помнить:

• Работодатель обязан выдать копию по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней;
• Копия заверяется надписью «ВЕРНО» с подписью уполномоченного лица;
• Печать не является обязательной для заверения копий;
• Работодатель не вправе требовать плату за изготовление копии;
• Если работодатель отказывает в выдаче копии‚ можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Следуя этим правилам‚ вы сможете получить корректно оформленную копию трудовой книжки и избежать проблем при ее предоставлении по месту требования.