С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот факт делает тему заявления на ведение ЭТК особенно актуальной для каждого работника. В статье подробно разберем, что это за документ, зачем он нужен, как его правильно оформить и в какие сроки подать.
Почему это важно: ключевые изменения в законодательстве
С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде в реестре СФР (Социального фонда России). Однако до 31 декабря 2025 года (включительно) действует переходный период, в рамках которого:
- Работник вправе выбрать, в каком формате ему вести трудовую книжку: в бумажном виде или в электронном.
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель ведет ее в двух форматах одновременно (бумажном и электронном).
- С 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка будет вестись только по заявлению работника. Если заявление не подано, сведения будут передаваться исключительно в электронную книжку в СФР.
Главный вывод: Решение о формате ведения вашей трудовой истории — это ваше право. Но чтобы оно было реализовано, необходимо подать соответствующее заявление.
Что такое заявление на ведение ЭТК?
Это письменное заявление работника, направленное работодателю, в котором вы выражаете свое согласие на ведение сведений о вашей трудовой деятельности только в электронном виде и отказываетесь от бумажной трудовой книжки.
Важно: Если вы хотите продолжать получать бумажную книжку (например, для визы или как документ с историей), вы не подаете это заявление. В этом случае вы получите оба документа (если не подали отказ от бумажного варианта).
Кто и когда должен подать заявление?
- Все работники, принятые на работу до 1 января 2026 года, имеют право подать заявление в любой момент до окончания переходного периода.
- Новые сотрудники, принятые после 1 января 2026 года, будут застрахованы в системе ЭТК автоматически, если иное не предусмотрено их заявлением.
Рекомендация: Подать заявление лучше как можно раньше, чтобы работодатель своевременно настроил учет и избежал двойного ведения. Но формально вы можете сделать это в любой момент до 31 декабря 2025 года.
Как правильно оформить заявление: образец и структура
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Вот примерная структура:
Образец заявления
Директору ООО "Пример" [ФИО руководителя] от сотрудника отдела [Название отдела] [Ваше ФИО полностью] [Ваша должность] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" исключительно в электронном виде в форме электронной трудовой книжки (ЭТК). В связи с этим прошу: 1. Не выдавать мне бумажную трудовую книжку. 2. Передавать все сведения о моей трудовой деятельности (прием, увольнение, вводные данные, сведения о награждениях и др.) в реестр СФР в электронном виде. 3; Уведомить меня о передаче каждого сведения в СФР (если такая возможность предусмотрена вашей системой). С заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности в бумажном виде (оформление бумажной трудовой книжки) не обращаюсь. "___" __________ 20__ г. ____________________ / [Ваша подпись] / [Расшифровка подписи]
Обязательные элементы в тексте:
- Ясное указание на желание вести учет только в электронном виде.
- Отказ от выдачи бумажной трудовой книжки (или от ее продолжения ведения).
- Дата и подпись.
Куда и как подать заявление?
- На руки руководителю или в отдел кадров (ОК/HR).
- Через внутреннюю электронную систему компании (если такая функция предусмотрена).
- Заказным письмом с уведомлением (для подтверждения факта получения).
Важно: Работодатель обязан принять заявление и не имеет права отказать в его удовлетворении. С момента получения заявления работодатель должен:
- Прекратить ведение вашей бумажной трудовой книжки (если она была).
- Направить все сведения о вашей трудовой деятельности в СФР в электронном виде.
- Уведомить вас о факте передачи сведений (на практике — через служебную записку, SMS или в личном кабинете на портале Госуслуг/СФР).
Что делать, если заявление потерялось или не приняли?
Если вы не получили подтверждение о приеме заявления, стоит:
- Запросить в отделе кадров копию заявления с отметкой о приеме.
- Направить заявление повторно, но уже заказным письмом с уведомлением.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР, если работодатель игнорирует ваше заявление и продолжает вести бумажную книжку без вашего согласия.
Частые вопросы (FAQ)
Могу ли я передумать и вернуть бумажную книжку?
Да. Вы можете в любой момент подать новое заявление с просьбой возобновить ведение бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан выполнить вашу просьбу и начать вести оба документа (бумажный и электронный) с даты подачи нового заявления. Однако история, переданная в СФР до этого, останется в электронном виде.
Что будет с моей старой бумажной трудовой книжкой?
Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, и вы подаете заявление на ЭТК, работодатель должен:
- Вернуть вам эту книжку (если она была у него).
- Передать все сведения из нее в СФР в электронном виде (это его обязанность).
- В дальнейшем новые записи (о приеме, увольнении) в бумажную книжку вноситься не будут.
Как проверить, передает ли работодатель сведения в СФР?
Вы можете:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуг и в разделе «Трудовая деятельность» увидеть актуальные данные из вашей ЭТК.
- Обратиться с запросом в Социальный фонд России (лично, через МФЦ или портал Госуслуг).
- Запросить у работодателя справку о передаче сведений (если он ее предоставляет).
Что если я не подал заявление до 31 декабря 2025 года?
С 1 января 2026 года работодатель не будет иметь права выдавать вам бумажную трудовую книжку или вносить в нее записи. Все сведения о вашей трудовой деятельности будут передаваться в СФР в электронном виде автоматически. Вы всегда сможете получить выписку из ЭТК через Госуслуг или СФР.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Безопасность: Исключается риск утери, порчи или подделки документа.
- Доступность: Информация всегда под рукой в личном кабинете на Госуслугах, из любого места.
- Автоматизация: Сведения передаются автоматически, что снижает риск ошибок при переписывании.
- Прозрачность: Вы видите, когда и что работодатель передал в СФР.
- Экология: Экономия бумаги.
Заявление на ведение электронной трудовой книжки — это простой, но крайне важный документ, который позволяет вам контролировать формат хранения вашей трудовой истории. Подать его можно в любой момент до конца 2025 года. Помните, что решение всегда за вами: вы можете выбрать удобный для вас формат или перейти на полностью цифровой, получив гарантии сохранности данных на государственном уровне.
Не откладывайте! Если вы уверены в своем выборе, подайте заявление сегодня и настройте свою трудовую книжку на современный, безопасный и удобный формат.
Статья подготовлена на основе актуальной информации о законодательстве РФ. Для получения персональной консультации обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в Государственную инспекцию труда.