В 2026 году many работников всё ещё решают сохранить бумажную форму трудовой книжки. Для этого необходимо правильно оформить соответствующее заявление и своевременно передать его работодателю. В этой статье мы разберём, кто может подать заявление, как его правильно составить, какие сроки действуют и что делать в случае отказа.
Кто может подать заявление?
Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки может подать любой работник, который:
- трудоустраивается впервые;
- переходит в новую организацию;
- имеет уже существующую бумажную книжку и хочет её продолжить вести;
- не желает переходить на электронный формат.
Правовая база
В законодательстве закреплены следующие ключевые даты и нормы:
- До 31 декабря 2020 года каждый работник обязан был подать работодателю письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажную или электронную).
- С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
- Срок подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки – любой момент до официального завершения переходного периода, однако лучше оформить его как можно раньше.
Как оформить заявление?
Форма заявления не регламентирована законом, однако обычно используют типовые бланки, рекомендованные КонсультантПлюс и другие кадровые сервисы.
Содержание заявления
В заявлении обычно указывают:
- ФИО работника;
- Номер и серия текущей бумажной трудовой книжки;
- Место работы (название организации);
- Требование продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде;
- Дата и подпись работника.
Пример текста заявления:
Я, _______________________ (ФИО), прошу работодателя продолжить вести мою трудовую книжку в бумажном виде в соответствии с действующим законодательством РФ. Подпись: ______________________
Где подать заявление?
Заявление передаётся в отдел кадров или в бухгалтерию организации. Приём может быть оформлен в произвольной форме – достаточно написать его на листе бумаги и вручить работодателю.
Сроки подачи заявления
Хотя закон не устанавливает жёсткого срока для подачи заявления о сохранении бумажной формы, рекомендуется сделать это:
- в течение первого месяца работы;
- до 31 декабря 2020 года, если вы ещё не подавали подобное заявление;
- в любое время, пока работодатель ещё не перешёл полностью на электронный формат.
Что делать, если работодатель отказывается оформить дубликат?
Если работодатель отказывается оформить дубликат бумажной трудовой книжки, у работника есть несколько вариантов:
- Подать заявление в ПФР (Пенсионный фонд России) с требованием восстановить сведения о стаже.
- Обратиться в прокуратуру или руководителя с письменным запросом.
- В случае невозможности восстановления, оформить электронную трудовую книжку и запросить подтверждение в ПФР.
Восстановление утраченной или повреждённой книжки
Если бумажная трудовая книжка утеряна, повреждена или её страницами не хватает, работник может запросить дубликат у работодателя. Процедура восстановления включает:
- подачу заявления о потере/повреждении;
- предоставление копий паспортных данных и, при необходимости, справки о стаже;
- получение нового бланка и внесение в него сведений о предыдущих местах работы.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вносить запись о подаче заявления в саму трудовую книжку? – Нет, законом это не предусмотрено.
- Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки? – Да, если работник не отказывается от бумажного варианта.
- Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка? – Проверяйте наличие записи в ПФР о выборе электронного формата.
Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки – простой, но важный документ, позволяющий работнику сохранить привычный способ ведения трудовой истории. Правильное оформление и своевременная подача гарантируют, что ваш стаж будет зафиксирован в бумажном виде, а при необходимости можно будет легко восстановить утраченные записи.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к кадровому отделу организации или к специалисту по трудовому праву.