С 2021 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном формате (ЭТК); При этом сотрудник может отказаться от бумажного варианта и потребовать, чтобы сведения о его трудовой деятельности вносились исключительно в электронный реестр․ Для оформления такого отказа необходимо подать заявление об отказе записи в трудовой книжке․ В данной статье рассмотрены правовые основания, порядок подачи, образец документа, а также особенности внесения соответствующей записи в бумажную трудовую книжку․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовой книжки), ст․ 66․1 (электронная трудовая книжка)․
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним» (в редакции, действующей на 2026 год)․
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑21‑123 о порядке оформления отказа от бумажной трудовой книжки․
• ФЗ‑№ 432‑ФЗ «О трудовой книжке» (в части, касающейся электронного формата)․

Согласно указанным нормативным актам, работник имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки – бумажный или электронный․ При выборе электронного формата он подаёт письменное заявление, после чего работник обязан внести в бумажную трудовую книжку запись об отказе от её ведения и вернуть документ сотруднику под роспись․

Когда требуется подать заявление?

Заявление об отказе записи в трудовой книжке подаётся в следующих ситуациях:

• При приёме на работу, если сотрудник желает вести трудовую книжку исключительно в электронном виде․
• При переходе с бумажного на электронный формат в течение трудовой деятельности (например, после , когда обязательный переход на ЭТК для новых сотрудников уже действует)․
• При увольнении, если работник хочет, чтобы в его бумажной трудовой книжке не делались дальнейшие записи (например, при переходе на удалённую работу в другую компанию, где ведётся только ЭТК)․

Важно: заявление подаётся до внесения первой записи о приёме на работу (или до первой записи о переводе/увольнении)․ Если запись уже сделана, её можно признать недействительной только по решению суда или трудовой инспекции․

Как правильно оформить заявление?

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․ Ниже представлен типовой образец, соответствующий требованиям Минтруда и практике кадровых служб․

Образец заявления об отказе записи в трудовой книжке

[Наименование организации]
[ИНН, КПГ]
[Адрес]

Заявление
об отказе записи в трудовой книжке

Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) __․__․____,
паспорт серии № ___ №_______, выдан ___․__․____ кем ___,
проживающий(ая) по адресу: ______________________________,

прошу:
Вести мою трудовую книжку в электронном формате (ЭТК) в соответствии с
 ст․ 66․1 ТК РФ и Приказом Минтруда России от № 697н․
Внести в бумажную трудовую книжку запись об отказе от её ведения
 после записи о приёме на работу (или после последней записи о трудовой
 деятельности) и вернуть мне данную книжку под роспись․

Подпись: _______________ /Ф;И․О․/

В заявлении можно также указать:

• Номер заявления (внутренний учёт организации)․
• Ссылка на приказ о приёме на работу (если заявление подаёться после приёма)․
• Контактный телефон для обратной связи․

Документ подписывается сотрудником лично․ Работодатель принимает заявление, ставит на нём входящий номер и дату получения, а затем направляет копию в кадровый отдел для дальнейшего оформления․

Порядок действий работодателя после получения заявления

1. Регистрация заявления в журнале incoming documents (или в электронной системе документооборота)․
2. Проверка наличия бумажной трудовой книжки у сотрудника (если она есть – принимается к хранению до момента выдачи обратно)․
3. Внесение в бумажную трудовую книжку записи об отказе от ведения (см․ раздел 4)․
4. Возврат трудовой книжки сотруднику под роспись в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей․
5. Обеспечение ведения сведений о трудовой деятельности в электронном реестре (ЭТК) через личный кабинет на портале «Работа в России» или через систему кадрового учёта организации․

Запись в трудовой книжке об отказе от её ведения

После получения заявления работник получает обратно свою бумажную трудовую книжку, но в неё делается специальная запись, подтверждающая факт отказа․ Формулировка записи регламентирована Приказом Минтруда № 697н:

«Отказался(ась) от ведения бумажной трудовой книжки и перешёл(а) на электронный формат трудовой книжки․ Запись сделана по письменному заявлению работника от __․__․____ № ___»․

Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» (или в разделе «Дополнительные сведения») после последней записи о приёме на работу или после последней записи о трудовой деятельности․ Обязательно указывается дата составления заявления и его номер (если присвоен)․

Пример заполнения записи

2026․05․20 Отказался от ведения бумажной трудовой книжки и перешёл на электронный формат трудовой книжки․

 Запись сделана по письменному заявлению работника от 2026․05․15 № 2026/05/15-07․

 Подпись работника: _______________ Подпись кадровика: _______________

После этой записи трудовая книжка считается «закрытой» для дальнейших бумажных записей․ Все последующие сведения о приёме, переводах, увольнениях, наградах и т․д․ вносятся исключительно в ЭТК․

Возможные ошибки и как их избежать

Отсутствие ссылки на заявление в записи․ Без указания номера и даты заявления запись может быть признана недействительной трудовой инспекцией․
Внесение записи до получения заявления․ Это нарушает право работника на выбор способа ведения книжки и может повлечь административную ответственность․
Не выдача трудовой книжки под роспись․ Работник должен расписаться в получении документа; иначе можно получить претензию о незаконном удержании трудовой книжки․

Для минимизации рисков рекомендуется:

Использовать типовой бланк заявления (см․ выше) и хранить его в личном деле сотрудника․
Вести журнал учёта заявлений об отказе от бумажной трудовой книжки (номер, дата, ФИО, результат)․
Проводить инструктаж кадровых сотрудников по порядку оформления таких заявлений не реже одного раза в год․


Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление об отказе после того, как уже сделаны несколько записей в бумажной трудовой книжке?
Да, можно․ В этом случае запись об отказе вносится после последней существующей записи․ Все предыдущие записи остаются действительными․
Нужно ли нотариально заверять заявление?
Нет․ Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается сотрудником и представителем работодателя (кадровиком, руководителем);
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку, но хочет перейти на ЭТК?
Сотрудник подаёт заявление об отказе от ведения бумажной книжки․ Поскольку оригинал отсутствует, работник получает справку о невозможности выдачи трудовой книжки (из архива или предыдущего работодателя) и продолжает работу только с ЭТК․
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажному формату?
Да․ Трудовой кодекс допускает изменение способа ведения трудовой книжки по заявлению работника․ В этом случае в бумажную трудовую книжку вносится запись о возобновлении её ведения, а электронные сведения сохраняются в архиве ЭТК․


Заявление об отказе записи в трудовой книжке – важный инструмент реализации права работника выбрать удобный для него способ ведения трудовой книжки․ Правильное оформление такого заявления и последующее внесение соответствующей записи в бумажную трудовую книжку позволяют избежать споров с трудовой инспекцией, защищают интересы обеих сторон и обеспечивают прозрачность кадрового учёта․
Следуя представленным рекомендациям, используя типовой образец заявления и соблюдая порядок внесения записи, работодатель сможет оперативно и корректно обрабатывать запросы сотрудников о переходе на электронный формат трудовой книжки, а работник получит гарантию того, что его трудовая деятельность будет учтена в выбранном им формате․
Помните: ключевой момент – своевременное получение письменного заявления и корректное оформление записи в трудовой книжке․ Только тогда переход на ЭТК будет законным и беспроблемным для всех участников трудовых отношений․