С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). Это стало частью цифровой трансформации трудовых отношений в России. В статье вы найдете подробный разбор того, как правильно заполнить ЭТК, какие поля обязательны, какие ошибки стоит избегать и как подготовить образец для использования в вашей компании.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе «Единая электронная система кадрового учета» (ЕЭСКУ). В ней фиксируются все сведения о трудовых отношениях сотрудника: дата приема, должность, заработная плата, причины увольнения и т.д. В 2025 году в систему были внесены поправки к ЕФС‑1, которые теперь обязаны сдавать все работодатели.

Плюсы ЭТК

• Упрощённый доступ к данным для работодателя и работника.
• Сокращение бумажной работы и затрат на хранение.
• Обеспечение прозрачности и удобства проверки данных в случае аудита.
• Интеграция с другими государственными системами (например, налоговой).

Недостатки и риски

• Зависимость от ИТ‑инфраструктуры и качества программного обеспечения.
• Необходимость регулярного резервного копирования.
• Потенциальные ошибки при вводе данных, которые могут стать причиной штрафов.

Как настроить программу для заполнения ЭТК?

Большинство работодателей используют готовые решения от крупных ИТ‑поставщиков (например, «1С:Управление персоналом», «Роботизатор» и др.). Ниже приведены общие шаги настройки:

1. Регистрация в системе ЕЭСКУ – получение доступа к API и сертификатов безопасности.
2. Установка и настройка программного обеспечения – подключение к API, настройка шаблонов документов.
3. Обучение персонала – проведение инструктажей по работе с системой.
4. Тестовый запуск – проверка корректности передачи данных в ЕЭСКУ.

Структура электронного документа

ЭТК состоит из нескольких разделов, каждый из которых содержит обязательные поля. Ниже представлен образец структуры в виде таблицы.

Пошаговое заполнение ЭТК

Ввод основных сведений

1. Откройте форму «Новый сотрудник» в системе.
2. Введите ФИО, дату рождения, паспортные данные.
3. Сохраните запись – система автоматически сгенерирует ИНН, если он не указан.

Добавление трудового договора

1. Выберите пункт «Добавить договор».
2. Заполните дату заключения, срок (если договор срочный).
3. Укажите должность, оклад, место работы.
4. При необходимости прикрепите сканы договора.

Фиксация периода работы

1. В разделе «Период работы» укажите дату начала работы.
2. Если сотрудник уволен, заполните дату окончания и причину увольнения.
3. Система автоматически рассчитывает стаж.

Указание квалификации

1. Перейдите в раздел «Квалификация».
2. Добавьте сведения об образовании, дипломах, сертификатах.
3. При необходимости загрузите электронные копии документов.

Завершение и проверка

1. Проверьте все заполненные поля – система покажет предупреждения о пропущенных обязательных полях.
2. Сохраните запись и отправьте её в ЕЭСКУ.
3. Получите подтверждение о корректной передаче данных.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный ИНН – всегда сверяйте с налоговой базой.
• Отсутствие даты начала работы – это приводит к неверному расчёту стажа.
• Несоответствие должности и оклада – проверяйте справочник должностей.
• Неуказанные причины увольнения – может вызвать проблемы при проверке.
• Отсутствие цифровой подписи – без подписи данные не принимаются системой.

<body>
<h3>Образец заполнения ЭТК</h3>
<table border="1" cellpadding="5">
 <tr><th>Поле</th><th>Значение</th></tr>
 <tr><td>ФИО</td><td>Иванов Иван Иванович</td></tr>
 <tr><td>Дата рождения</td><td></td></tr>
 <tr><td>Паспорт</td><td>1234 567890</td></tr>
 <tr><td>ИНН</td><td>1234567890</td></tr>
 <tr><td>Дата начала работы</td><td></td></tr>
 <tr><td>Должность</td><td>Менеджер по продажам</td></tr>
 <tr><td>Оклад</td><td>50 000 ₽</td></tr>
 <tr><td>Место работы</td><td>Москва, ул. Ленина, 10</td></tr>
 <tr><td>Причина увольнения</td><td>Срок договора истёк</td></tr>
</table>
</body>

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а полноценная система управления кадровыми данными. Чтобы избежать ошибок и штрафов:

• Проводите регулярные тренинги для кадровых специалистов.
• Используйте проверенные ИТ‑решения с поддержкой обновлений.
• Периодически проверяйте корректность данных в системе ЕЭСКУ.
• Соблюдайте требования к цифровой подписи и резервному копированию.

Следуя этим рекомендациям и используя приведённый образец, вы сможете быстро и без ошибок заполнить электронную трудовую книжку, соответствуя требованиям законодательства.