В России с 2020 года активируется переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу – Электронной трудовой книжке (ЭТК). Это не просто цифровизация документа, а комплексный шаг в сторону автоматизации кадрового учёта, упрощения доступа к сведениям о трудовой деятельности и повышения прозрачности для всех участников рынка труда.

История и правовая база

Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

В 2019 г. был принят закон, который закрепил правовые основы формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Он предусматривает:

• обязательность ведения ЭТК для всех новых работников, начиная с 1 января 2022 г.
• право работника на выбор между бумажной и электронной формой, если он не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
• обязанность работодателя подавать сведения о кадровых изменениях в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ‑ТД.

Постановка о переходе в 2020 году

С 1 января 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. Это стало первым шагом к полной цифровизации трудовых книжек.

Как работает электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой документ, хранящийся в системе Пенсионного фонда РФ. Он содержит все сведения, которые традиционно фиксируются в бумажной трудовой книжке: даты начала работы, места работы, должности, стаж, увольнения и т.д.

Ключевые особенности:

• Доступность – работник может просматривать свой стаж в любой момент через портал Госуслуг.
• Безопасность – данные защищены шифрованием и цифровой подписью.
• Автоматизация – при каждом кадровом изменении информация автоматически обновляется в системе.

Роль Пенсионного фонда

ПФР выступает центральным регистратором ЭТК. Работодатель подает форму ЕФС‑1 (с подразделом 1.1) в ПФР, после чего фонд создает электронную трудовую книжку. Работник получает ссылку на свой профиль в системе ПФР и может просматривать данные в режиме реального времени.

Интеграция с 1С

В программах 1С (например, 1С: Учет без забот 3.1) в разделе «Кадры» есть пункт «Электронные трудовые книжки». Создаётся документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», дата которого совпадает с датой подачи заявления о переходе на ЭТК.

Процесс перехода

Для работодателя

1. Проверить, что все сотрудники, которые трудоустраиваются впервые, получают ЭТК вместо бумажной.
2. Подготовить и отправить форму ЕФС‑1 в ПФР.
3. Обновить систему 1С (или другую кадровую систему) для автоматической передачи данных в ПФР.
4. Уведомить сотрудников о возможности перехода и предоставить им инструкции.

Для работника

1. Подать письменное заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (если он хочет перейти).
2. Получить ссылку на свой профиль в системе ПФР.
3. Проверить, что все сведения о стаже корректны.
4. Сохранить электронный документ в личном кабинете.

Пошаговая инструкция (пример)

• Шаг 1: Войдите в портал Госуслуг и откройте раздел «Трудовая книжка».
• Шаг 2: Нажмите «Перейти на электронную трудовую книжку».
• Шаг 3: Подтвердите согласие с условиями и подпишите заявление.
• Шаг 4: Ожидайте подтверждения от ПФР (обычно в течение 5–7 рабочих дней).
• Шаг 5: После подтверждения вы получите доступ к полной истории трудовой деятельности.

Права и обязанности сторон

• Работник имеет право:
  • выбрать форму трудовой книжки (бумажную или электронную).
  • проверять корректность записей в любой момент.
  • запросить исправление ошибок.
• Работодатель обязан:
  • обеспечить корректную передачу данных в ПФР.
  • выдать бумажную трудовую книжку работнику, если он не отказался от неё.
  • соблюдать сроки подачи кадровых изменений в ПФР.

Плюсы и минусы перехода

Плюсы

• Ускорение процесса оформления кадровых изменений.
• Сокращение бумажного документооборота.
• Повышение прозрачности и доступности информации.
• Уменьшение риска потери или повреждения бумажных записей.

Минусы

• Необходимость обучения персонала работе с новой системой.
• Требуется наличие доступа к интернету и цифровой подписи.
• Возможные технические сбои в системе ПФР.
• Некоторые граждане предпочитают бумажный формат из соображений привычки и удобства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

   Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. В таком случае обе версии будут вестися параллельно.

2. Когда заканчивается переходный период?

   С 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению ЭТК. С этого момента все новые трудовые книжки выдаются в электронном виде по умолчанию.

3. Можно ли отменить переход после того, как он был сделан?

   После подачи заявления об отказе от бумажной книжки изменить решение нельзя. Однако работник может запросить восстановление бумажной версии, если это предусмотрено законодательством.

4. Как проверить корректность записей в ЭТК?

   В личном кабинете на портале Госуслуг можно просмотреть все записи и сравнить их с бумажной трудовой книжкой.

5. Что делать, если данные в ЭТК не совпадают с реальностью?

   Необходимо обратиться в отдел кадров работодателя с письменным заявлением о необходимости исправления. После проверки ПФР внесет корректировку.

Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг к цифровизации кадрового учёта в России. Он обеспечивает более быстрый, прозрачный и безопасный доступ к сведениям о трудовой деятельности как для работодателей, так и для работников. Несмотря на некоторые сложности, связанные с внедрением новых технологий, преимущества перехода очевидны: экономия времени, снижение бумажного документооборота и повышение уровня доверия к данным.

Если вы – работник, не упустите возможность воспользоваться преимуществами ЭТК и получить полный контроль над своей трудовой историей. Если вы – работодатель, убедитесь, что ваша система кадрового учёта полностью готова к работе с электронными данными и своевременно подавайте отчётность в ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки – это не просто изменение формата, а шаг к более эффективному и современному управлению человеческими ресурсами.