Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его поощрениях. Однако с развитием технологий процесс ведения этого документа претерпел серьезные изменения. Если вы задаетесь вопросом, как обновить трудовую книжку в текущих реалиях, наша статья поможет разобраться во всех нюансах.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад — это стало удобной инновацией, которая сразу привлекла внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. Переход на цифровой формат происходил постепенно, и вот наступил ключевой момент.
Важное обновление: С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж теперь в первую очередь учитывается и подтверждается в электронном виде. По данным ТАСС, на сегодняшний день около 24 млн работников в России уже переведены на электронный формат учета сведений о трудовой деятельности.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой?
Несмотря на глобальную цифровизацию, традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже были заведены и велись ранее. Полностью от них не отказались.
Однако здесь есть важное правило: с 2021 года при приеме на работу новых сотрудников специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Бумажный вариант продолжают вести лишь в некоторых ситуациях (например, для тех, кто ранее подал заявление о сохранении бумажного формата и не перешел на ЭТК).
Как «обновить» трудовую книжку сегодня?
Понятие «обновить» трудовую книжку сейчас включает в себя два основных аспекта: актуализацию данных в электронной системе и приведение в порядок бумажного документа (если он у вас остался).
Обновление электронной трудовой книжки (ЭТК)
В электронном формате вам не нужно физически нести документ в отдел кадров для обновления — данные обновляются автоматически при каждом вашем трудоустройстве, увольнении или переводе. Ваша задача, иметь доступ к своему электронному кабинету для контроля этих данных.
Как проверить и обновить информацию в ЭТК:
- Через портал «Госуслуги»: Это самый популярный способ. В личном кабинете в разделе «Трудовая деятельность» отображаются все актуальные сведения, переданные работодателями.
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (СФР): Данные из ЭТК дублируются в выписке из индивидуального лицевого счета.
- Через приложение «Работа в России»: В нем также доступна информация о вашем электронном стаже.
Если вы обнаружили, что сведения от текущего или прошлого работодателя не поступили, вам нужно обратиться в отдел кадров данной организации — именно работодатель несет ответственность за своевременную передачу данных в Социальный фонд.
Обновление бумажной трудовой книжки
Если вы относитесь к тем сотрудникам, за кем сохранилась бумажная трудовая книжка, ее обновление происходит по классическим правилам:
- При трудоустройстве: Предоставьте документ специалисту по кадрам. Он внесет запись о приеме на работу.
- При увольнении или переводе: Кадровик сделает соответствующую запись и заверит ее подписью и печатью.
- Если закончились страницы: В этом случае необходимо вшить вкладыш. Важно: выдавать новую трудовую книжку нельзя — вкладыш вшивается в старый бланк и является его продолжением.
Что делать, если вы хотите перейти на ЭТК?
Если вы долгое время работали с бумажным документом, но сейчас хотите полностью перейти на электронный формат (чтобы не переживать за сохранность бумаги), вам необходимо:
- Написать заявление своему текущему работодателю о переходе на электронную трудовую книжку.
- После подачи заявления работодатель прекратит вести бумажный бланк и выдаст его вам на руки.
- На руках у вас останется документ с записями о стаже до момента перехода на ЭТК. Его нужно бережно хранить дома, так как он является единственным бумажным подтверждением вашего стажа до цифровизации.
Главные советы по сохранности данных
Чтобы ваш трудовой стаж всегда был актуальным и подтвержденным, соблюдайте простые правила:
- Регулярно проверяйте выписку из ЭТК через «Госуслуги» (хотя бы раз в полгода или после смены места работы).
- Бумажную трудовую книжку (если она у вас на руках) храните в надежном месте, не делайте в ней самостоятельных записей и не отдавайте третьим лицам без весомой причины.
- При увольнении обязательно убедитесь, что кадровик передал сведения о вашем увольнении в электронную базу, а в бумажной книжке (если она ведется) поставил все необходимые подписи и печати.
Завершение переходного периода в 2026 году делает электронную трудовую книжку основным документом о стаже. Обновление ваших трудовых данных теперь происходит быстрее и надежнее, а ваша задача сводится лишь к регулярному самоконтролю через государственные порталы.