Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронного документа) — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Её правильное заполнение при увольнении критически важно, так как от точности формулировок зависят будущие выплаты (например, пособие по безработице, пенсия) и юридическая чистота записи.

В этой статье подробно разберем, как, когда и какими формулировками должна быть сделана запись об увольнении в 2026 году для всех основных оснований прекращения трудового договора.

Общие правила заполнения при увольнении

Независимо от основания увольнения, запись в трудовой книжке (ТК) вносится на основании увольнительной записки (приказа) и приказа (распоряжения) работодателя. Основные требования:

• Дата записи: День фактического увольнения (последний рабочий день). Запись не может быть сделана ранее даты приказа.
• Формулировка: Должна точно соответствовать основанию увольнения, указанному в приказе и статье Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Запрещены любые неоднозначные или оценочные выражения («по собственному желанию в связи с;..»).
• Подпись: Запись заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и скрепляется печатью организации.
• Номер и дата приказа: В записи обязательно указывается номер и дата издания приказа об увольнении.

Образцы записей по основным основаниям увольнения

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Наиболее распространённый случай. Запись делается строго по тексту статьи 80.

Образец записи:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 123-к.

Важно: Указание «по собственному желанию» уже является достаточным основанием. Дополнения («в связи с…», «по личным обстоятельствам») не требуются и могут быть истолкованы негативно.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Запись отражает факт взаимного согласия работника и работодателя.

Образец записи:

Уволен по соглашению сторон, статья 78 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 145-к.

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (контракта) (ст. 79 ТК РФ)

Применяется, если срок действия договора истек и он не был продлён.

Образец записи:

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, статья 79 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 78-к.

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата/численности) (п. 1 или 2 ст. 81 ТК РФ)

Требует особой точности. Указывается конкретный пункт части 1 ст. 81 ТК РФ.

Образец записи (сокращение штата):

Уволен в связи с сокращением штата работников, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 200-к.

Образец записи (сокращение численности):

Уволен в связи с сокращением количества работников, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 200-к.

Увольнение за грубый проступок (п. 6-8 ст. 81 ТК РФ)

Указывается конкретный пункт и суть проступка (например, «за прогул без уважительных причин»).

Образец записи:

Уволен за прогул (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд), пункт 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ от № 45-к.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2021 года работники имеют право на ЭТК. Процесс заполнения имеет свои нюансы.

Когда и как заполняется?

• Срок: Запись об увольнении вносится работодателем в течение 3 рабочих дней со дня увольнения.
• Механизм: Через «Сервис для работодателей» на портале «ТрудВсем» или через интеграцию с внутренними системами учёта (1С, бухгалтерские программы).
• Подпись и печать: В ЭТК используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя. Отсутствие «живой» печати.
• Доступ работника: После внесения записи работник видит её в своём личном кабинете на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении «Работа в России».

Порядок действий работодателя при увольнении с ЭТК:

1. Подготовить и издать приказ об увольнении (на бумаге или в электронном виде).
2. Войти в «Сервис для работодателей» на портале «ТрудВсем» с помощью УКЭП.
3. Найти раздел «Трудовая деятельность» -> «Внести запись в ЭТК».
4. Выбрать работника (по СНИЛС или номеру ЭТК).
5. Указать:
   • Дату увольнения (день фактического прекращения работы).
   • Основание увольнения из справочника (выбрать соответствующий пункт ст. 77, 78, 79, 81 ТК РФ).
   • Номер и дату приказа об увольнении.
6. Подписать запись УКЭП работодателя.
7. Запись автоматически появится в личном кабинете работника.

Критические ошибки, которых следует избегать

• Несоответствие основания в приказе и записи в ТК. Это главная ошибка, ведущая к судебным спорам.
• Неправильная дата. Дата записи должна совпадать с датой увольнения (последнего дня работы), а не с датой приказа или датой внесения записи.
• Отсутствие ссылки на пункт статьи ТК РФ. Для увольнения по инициативе работодателя это обязательное требование.
• Использование «бытовых» формулировок: «уволился по собственному желанию в связи с переходом на другую работу», «уволен за невыполнение плана».
• Пропуск номера и даты приказа. Без них запись считается недействительной.
• Задержка внесения записи. Нарушение 3-дневного срока влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать, если запись внесена неправильно?

Если в трудовой книжке (бумажной или электронной) обнаружена ошибка, работодатель обязан её исправить.

• Для бумажной ТК: Ошибочную запись зачёркивают одной чертой (чтобы можно было прочитать исходный текст), рядом пишут правильную запись, указывают дату исправления и ставят подпись руководителя с печатью.
• Для ЭТК: Работодатель вносит новую, корректную запись через сервис «ТрудВсем». Старая запись в системе сохраняется в истории изменений, но для работника отображается только актуальная.

Если работник не согласен с исправлением, он может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Краткая памятка-таблица

Заполнение трудовой книжки при увольнении — это не формальность, а юридически значимое действие. Правильная запись защищает интересы и работника, и работодателя. Ключевые принципы:

1. Точность: Дословное использование формулировок ТК РФ.
2. Своевременность: Внесение записи в течение 3 рабочих дней.
3. Полнота: Обязательное указание даты, номера и даты приказа, ссылки на статью ТК РФ (где это требуется).
4. Актуальность: Для электронных книжек — работа через официальный сервис «ТрудВсем» с УКЭП.

При наличии сомнений всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Трудового кодекса РФ или консультируйтесь с юристом. Правильно оформленная запись — гарантия спокойного будущего для бывшего сотрудника и защита от претензий для работодателя.