Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Согласно действующему законодательству, работодатель обязан вносить в нее информацию о приеме на работу, увольнении, а также о любых существенных изменениях в трудовом договоре. Одним из таких изменений является перевод работника на постоянную работу (на другую должность, в другое структурное подразделение или к другому работодателю).

Нормативная база и общие правила

Перевод сотрудника на постоянную работу всегда требует его письменного согласия. Это правило действует и для обычных работников, и для дистанционных сотрудников. Перевод дистанционного работника оформляют по общим правилам: с его письменного согласия и с обязательным внесением записи в трудовую книжку, если она ведется.

При заполнении трудовой книжки необходимо строго соблюдать:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 72.1, ст. 72.2 ТК РФ).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ).
• Инструкцию по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ).

Виды постоянных переводов

Прежде чем вносить запись, важно понимать, какой именно перевод осуществляется, так как от этого зависит формулировка:

1. Внутренний перевод — у того же работодателя (на другую должность или в другой отдел).
2. Перевод через увольнение — по просьбе работника к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
3. Перевод без увольнения — по соглашению между работодателями (ст. 72.1 ТК РФ).

Пошаговое оформление записи о переводе

Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Разберем алгоритм заполнения по графам:

Структура заполнения (образец)

В виде таблицы в трудовой книжке это выглядит следующим образом:

• Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (например, 5);
• Графа 2 (Дата): Указывается дата перевода арабскими цифрами (например, ).
• Графа 3 (Сведения о приеме…): Вносится сама запись о переводе. Важно: если работник переводится в другое структурное подразделение, необходимо указать его наименование, а затем новую должность. Если подразделение не меняется, указывается только новая должность.
• Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя о переводе (дата и номер).

Примеры формулировок для Графы 3

В зависимости от ситуации, текст записи будет отличаться:

Простой перевод на другую должность

«Переведен на должность старшего менеджера».

Перевод в другое структурное подразделение

«Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя отдела».

Перевод к другому работодателю (по соглашению между работодателями)

В трудовой книжке первого работодателя: «Уволен в порядке перевода по соглашению между работодателями, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

В трудовой книжке нового работодателя в графе 3 делается запись: «Принят в порядке перевода из [название прежнего работодателя] на должность [название должности]».

Важные нюансы и электронные трудовые

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года работодатели обязаны подавать отчеты СЗВ-ТД в Пенсионный фонд (ныне СФР) при любых кадровых изменениях.

Частый вопрос: Обнаружено, что при переходе в 2021 году на подачу СЗВ-ТД, в конце 2020 г. были поданы данные о сотрудниках и их местах работы и ведении бумажных трудовых книжек. Нужно ли было подавать СЗВ-ТД на перевод, если в 2020 году подавались первоначальные данные?

Ответ: Да, нужно. Первоначальная подача сведений в конце 2020 года носила разовый характер (это была выгрузка текущего состояния). Если в 2021 году или позже произошел перевод сотрудника, работодатель обязан подать форму СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о переводе. Электронная отчетность и бумажная трудовая книжка ведутся параллельно (если сотрудник не отказался от бумажной).

Чего делать нельзя (частые ошибки)

1. Зачеркивать или исправлять записи в разделе «Сведения о работе». Исправления вносятся путем признания записи недействительной.
2. Вносить запись о временном переводе. Если перевод временный (до 1 года или до выхода основного сотрудника), запись в трудовую книжку не вносится (исключение: если временный перевод стал постоянным, тогда запись делаеться).
3. Сокращать слова. Например, писать «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации» или «пр.» вместо «приказ».

Внесение записи о переводе на постоянную работу — ответственная процедура. Главное помнить, что любая запись должна дословно соответствовать приказу работодателя, а формулировки — требованиям Трудового кодекса РФ. При возникновении сомнений всегда лучше свериться с актуальными инструкциями Минтруда, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и проблем с подтверждением стажа для самого работника.