Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника и его стаж. Правильное оформление записей в трудовой книжке является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс № 225).

Кому и когда требуется трудовая книжка

• Работникам, принимаемым на работу по основному месту работы (не совместительство).
• Работникам, переводимым в другую организацию, если это постоянная работа.
• Иностранным гражданам, если их трудовой договор заключён в России (ст. 63 ТК РФ).
• Трудовая книжка не требуется:
  • при заключении первого трудового договора в случае, если работник не имеет прежних записей (в этом случае книжка оформляется впервые);
  • при работе по совместительству – достаточно предоставить копию трудовой книжки.

Какие документы необходимо предоставить работнику

Согласно статье 65 ТК РФ, работник обязан предъявить работодателю:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность);
2. Трудовую книжку (или её электронный аналог);
3. СНИЛС;
4. При необходимости – копию трудовой книжки для совместительства.

Порядок заполнения записи о приёме на работу

Запись вносится в вкладыш к трудовой книжке (страница «Приём на работу»). Оформление происходит в два этапа:

Содержание записи

Технические требования

• Запись делается чернильной ручкой (чёрным или синим чернилами);
• Текст пишется разборчиво, без исправлений (при ошибке – полностью перезаписывается запись в новом листе вкладыша);
• Запись вносится в блок «Приём на работу» в хронологическом порядке;
• Если в книжке уже есть запись о предыдущем месте работы, новая запись ставится ниже, но в том же блоке.

Особенности заполнения при разных типах договора

Бессрочный трудовой договор

В поле «Срок действия договора» указывается «Бессрочно». При этом в блоке «Основание прекращения трудового договора» (при увольнении) будет указано конкретное основание (ст. 81 ТК РФ).

Срочный трудовой договор

Указывается точный период действия договора. При досрочном прекращении (по инициативе работодателя или работника) в запись об увольнении вносятся соответствующие причины.

Договор на условиях совместительства

Запись в трудовую книжку не делается, но работнику необходимо предоставить копию своей трудовой книжки (для учёта стажа). При оформлении совместительства в отдельный лист вкладыша вносятся сведения о виде совместительства и сроках.

Перевод на другую постоянную работу

Если работник переводится в другую организацию (другой юридический субъект), в новой трудовой книжке делается запись о приёме на работу, а в старой – запись об увольнении с указанием основания «Перевод» (ст. 81 ТК РФ). При переводе внутри одной организации запись об увольнении не требуется – в том же листе вносятся сведения о новой должности.

Пример заполнения записи о приёме на работу

Ниже – типовой образец записи, который можно распечатать и использовать в качестве шаблона.

Дата приёма: 
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСервис», ОГРН 1157741234567, ИНН 7701234567
Организационно‑правовая форма: ООО
Трудовой договор № 12 от 
Должность: Инженер‑технолог
Трудовая функция: Полный рабочий день, 40 часов в неделю, сменный график
Срок действия договора: Бессрочно
Основание приёма: Трудовой договор
Подпись работодателя: ___________________ (Иванов И.И.) Печать
Подпись работника: ___________________ (Петров П.П.)
 

Что делать при ошибке в записи

1. Сразу же сообщить в отдел кадров о необходимости исправления.
2. Сделать новую запись в следующем свободном листе вкладыша, указав «Исправление записи от …» и указать правильные данные.
3. Старую запись не стирают и не закрашивают – она сохраняется как документальная справка.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России вводится обязательный переход на электронный формат трудовой книжки. Процедура заполнения аналогична бумажному варианту, но запись вносится в системе «Госуслуги» через работодателя:

• Работодатель регистрирует сотрудника в личном кабинете работодателя;
• Заполняет электронные поля, аналогичные тем, что указаны в таблице выше;
• Работник получает уведомление и может просмотреть запись в личном кабинете «Госуслуги».

Для работодателей важно обеспечить:

• Наличие доступа к сервису «Электронные трудовые книжки»;
• Подготовку персонала отдела кадров к работе в системе;
• Своевременное внесение записей – в течение 3 рабочих дней с даты подписания договора.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если я уже работал у этого же работодателя, но меня переводят на другую должность?

Да. При переводе на другую постоянную работу в той же организации в той же трудовой книжке делается запись о переводе (дата, новая должность, основание «Перевод»). Запись о приёме на работу не повторяется.

Что делать, если у меня нет трудовой книжки (например, я впервые устраиваюсь на работу)?

Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в отделе кадров и ввести первую запись о приёме на работу. Работник получает книжку в течение 5 рабочих дней.

Можно ли использовать копию трудовой книжки вместо оригинала?

Копия может быть предъявлена только в случае совместительства или при необходимости подтверждения стажа. При оформлении основного трудового договора требуется оригинал.

Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений. Следует помнить о:

• Точности и полноте данных;
• Соблюдении формальных требований (ручка, подписи, печать);
• Своевременном внесении записей (не позднее 3 дней после подписания договора);
• Учетe особенностей разных видов договоров (бессрочный, срочный, совместительство, перевод).

Тщательное соблюдение этих правил защищает интересы как работника, так и работодателя, а также упрощает процесс начисления пенсий и расчётов по социальному страхованию.

Дата актуализации:  08:05:17 (по данным КонсультантПлюс, Инструкция № 225, Трудовой кодекс РФ).