Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых, бумажный формат по-прежнему актуален для многих процедур: оформления кредита (ипотеки), получения визы, оформления пенсии или устройства на вторую работу. Однако при запросе копии этого документа у сотрудников кадровых служб и самих работников часто возникает вопрос: нужно ли заверять пустые страницы? В этой статье мы подробно разберем правила копирования, актуальные образцы заверения и типичные ошибки.

Главный принцип: что подлежит копированию?

Согласно сложившейся практике и требованиям делопроизводства, основным правилом является копирование всех заполненных страниц трудовой книжки. Это включает в себя:

• ьный лист (с ФИО, датой рождения, образованием и подписью владельца);
• Все страницы с записями о приеме на работу, переводах и увольнениях;
• Страницы со сведениями о награждениях (если такие есть).

А как же быть с пустыми листами? Здесь мнения и подходы могут варьироваться, но существует четкий ориентир.

Правило относительно пустых страниц

В большинстве случаев пустые страницы трудовой книжки копировать и заверять не нужно. Логика проста: копия должна отражать содержащуюся в оригинале информацию. Если на листе нет записей, то и в копии им браться неоткуда.

Однако существует важное исключение, о котором часто забывают. Если последний разворот в трудовой книжке заполнен до конца, следует откопировать следующий пустой разворот. Это необходимо для того, чтобы у принимающей организации (например, банка или консульства) не возникло сомнений в том, что в оригинал не были вклеены дополнительные листы с записями, которые были умышленно скрыты. Копия последнего заполненного листа и следующего за ним пустого демонстрирует актуальное состояние документа на момент выдачи.

Порядок заверения копии в 2026 году

Процесс заверения строго регламентирован. Работодатель обязан выдать заверенную копию не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного заявления от сотрудника (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Шаги правильного заверения:

1. Качество копии. Копия должна быть четкой, читаемой. Использование бледных копий из-за низкого уровня чернил в картридже недопустимо и может стать причиной отказа в принятии документа.
2. Нумерация. Все листы копии должны быть пронумерованы.
3. Прошивка (опционально). Если копия состоит из нескольких листов, их рекомендуется прошить. В этом случае на обороте последнего листа в месте прошивки наклеивается бумажка с надписью: «Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов», ставится подпись и печать так, чтобы часть оттиска захватывала наклейку, а часть — лист.
4. Заверение на каждой странице (альтернатива прошивке). Если документ не прошит, заверительная надпись ставится на каждой странице.

Как должна выглядеть заверительная надпись?

На каждой странице (или на последнем листе, если документ прошит) сотрудник кадровой службы пишет:

• Слово «Верно»;
• Должность лица, заверившего копию;
• Личную подпись;
• Расшифровку подписи (Фамилия И.О.);
• Дату заверения;
• Оттиск печати организации или кадровой службы.

Важное требование к печати: Печать должна стоять так, чтобы захватывать часть подписи лица, заверившего документ, но при этом не перекрывать текст записей самой трудовой книжки. Печать может располагаться на чистом месте листа, рядом с записью.

Типичные ошибки при заверении

Анализ практики 2024–2026 годов показывает, что чаще всего встречаются следующие ошибки, из-за которых копии признаются недействительными:

• Нечитаемость. Копии сделаны бледно, текст невозможно разобрать.
• Отсутствие нумерации; Страницы не пронумерованы, что позволяет легко заменить или удалить листы.
• Незаверенные страницы. Из-за невнимательности сотрудника заверительная надпись стоит не на всех листах (если документ не прошит).
• Неправильное расположение печати. Печать полностью стоит на тексте, делая его нечитаемым, либо стоит отдельно от подписи и даты.
• Отсутствие реквизитов на пустых листах (если они скопированы). Если вы все же скопировали пустые страницы (например, для демонстрации окончания раздела), они также должны быть заверены. Без соответствующих реквизитов (надпись «Верно», подпись, печать) эти листы не имеют юридической силы и могут вызвать подозрения.

Нужно ли заверять пустые страницы отдельно?

Возвращаясь к главному вопросу: если пустая страница все-таки попала в копию (как продолжение заполненного разворота), она обязательно должна быть заверена на общих основаниях. На пустом листе также ставится надпись «Верно», должность, подпись, дата и печать.

Без этих реквизитов копия пустого листа юридически ничтожна. Более того, наличие незаверенного листа в пакете документов может быть расценено как нарушение правил ведения документации.

Правильно оформленная копия трудовой книжки — это залог быстрого прохождения проверок в банках и государственных органах. Помните главное:

• Копируйте только заполненные страницы и, при необходимости, следующий за ними пустой разворот.
• Следите за качеством печати и читаемостью текста.
• Не забывайте пронумеровать, прошить (или заверить каждую страницу) и правильно поставить печать, не перекрывая записи.
• Любая страница в копии, даже пустая, должна иметь заверительную надпись.

Соблюдение этих простых правил в 2026 году поможет избежать бюрократических проволочек и вернет вам время, затраченное на сбор документов.